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4 de novembro de 2021 | Dicas e informações

Kanban: o que é e como aplicar na sua gestão

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Seja com as boas e velhas planilhas, com aplicativos ou com os intuitivos softwares de gestão, toda empresa que visa a despontar em seu segmento precisa organizar e agilizar cada processo interno criado.

É como um quebra-cabeça de dez mil peças. O objetivo está definido (montá-lo e formar a imagem da caixa), você sabe o que precisa ser feito, mas a grande questão é: qual é o melhor início, meio e fim para alcançá-lo?

Pois bem, analogias à parte, esse também é o grande objetivo de um negócio que busca resultados! E é aí que entra o Kanban, uma poderosa metodologia para ajudar na gestão dos projetos e tarefas da sua empresa. Mas o que ele significa, como funciona, quais são os tipos existentes, suas vantagens e como aplicá-lo em uma organização? Saiba tudo agora!

O que é Kanban?

O Kanban é um método ágil voltado para a gestão de demandas a partir de pequenos cartões coloridos que facilitam a análise visual do fluxo de trabalho. 

Uma curiosidade interessante sobre essa forma de gestão é que ela foi criada por volta de 1940 na Toyota com o intuito de registrar as tarefas de uma maneira que fosse simples e eficiente.

Você possivelmente já usou essa técnica. Talvez não pensando em uma metodologia capaz de facilitar o seu trabalho, mas pelo menos como um lembrete, um recado, registro de alguma informação importante e por aí vai. Afinal, colar post-its em quadros, telas de computadores, mesas ou até criar notas adesivas on-line é uma prática comum não só aqui no Brasil, mas também em todo o mundo. 

Como o Kanban funciona

Bom, agora que você já sabe o que é Kanban, basicamente uma metodologia ágil e visual de gestão, é hora de saber como ele funciona na prática.

Antes de tudo, vale dizer: o Kanban se atualizou com o tempo e você não precisa mais encher sua sala de post-it para delegar e organizar as tarefas da sua equipe. Na verdade, hoje os softwares de gestão de tarefas mais completos oferecem o método Kanban dentro da plataforma com a ideia de otimizar os fluxos e trazer mais produtividade. 

Sabendo disso, na prática, o Kanban é estruturado em três colunas, da seguinte forma:

Coluna To Do (A Fazer)

Nessa primeira parte, como o próprio nome sugere, são listados todos os afazeres de um determinado setor ou funcionário. As tarefas devem ser ordenadas pela prioridade, de forma que a primeira seja realizada, depois a segunda, e assim por diante. 

Coluna Doing (Em andamento)

Uma equipe ou um colaborador específico começou a trabalhar em uma tarefa? Maravilha! Então, ela sairá da coluna “a fazer” e será movida para a divisão “em andamento”. Assim o gestor se mantém atualizado em tempo real sobre o status das demandas e dos projetos como um todo.

Coluna Done (Concluído)

As etapas anteriores foram realizadas, então a função delegada passa a figurar entre as atividades concluídas. Fácil, não é?

Tipos de Kanban

Existem diversas formas de aplicar o Kanban em uma empresa, mas selecionamos neste post os dois principais tipos de Kanban mais utilizados no dia a dia. 

O primeiro é o Kanban de Produção, utilizado para fazer a gestão de tarefas e estímulo de resultados. Ele é ideal para quem busca algo mais dinâmico e com efeito positivo no aumento de produtividade no trabalho

O outro é o Kanban de Movimentação, que serve para atividades que necessitem de maior atenção e controle. Ele costuma ser bastante aplicado no contexto da indústria, mas pode ser adaptado para qualquer empresa que precise controlar linhas de produção ou estoque, por exemplo.

Cada tipo de Kanban serve para um contexto específico, mas ambos podem ser utilizados para: 

  • orientar a equipe;
  • ter uma visão geral da empresa;
  • ter informações específicas sobre um setor;
  • delegar tarefas no momento certo;
  • compartilhar informações adicionais;
  • manter contato próximo e ágil;
  • facilitar o trabalho da produção.

As principais vantagens do Kanban

Você já sabe o que é e como usar o Kanban, mas e suas vantagens práticas, quais são elas afinal?

Tendo em vista que o método é totalmente voltado para a organização de departamentos e suas demandas, confira abaixo alguns dos principais benefícios:

Aumenta a produtividade 

Uma equipe ociosa não alcança resultados expressivos, e para evitar isso o Kanban é fundamental! Se todos são orientados e têm suas funções bem designadas, não há motivo para que ninguém fique parado, concorda?

Ou seja, com o Kanban, os funcionários ficam atentos ao fluxo de trabalho e sempre estão prontos para dar início ao projeto.

Elimina atividades desnecessárias e retrabalho

O Kanban não só propõe um aumento de produtividade como também faz com que a rotina de trabalho se torne cada vez mais assertiva. Tendo uma visão geral do fluxo, alguns processos longos ou burocráticos demais podem ser eliminados visando a otimização de tempo. E, ao ganhar mais agilidade, se tem menos erros técnicos e refações.

Promove a comunicação interna 

O Kanban ajuda a ter uma visão mais detalhada sobre os setores da empresa, facilitando a comunicação entre diferentes equipes e até mesmo entre gestores e colaboradores. Com o quadro de tarefas, todo mundo sabe o que e quando deve fazer, além de conseguir visualizar o andamento dos projetos como um todo. 

Como aplicar o Kanban na empresa

Na prática, o Kanban não tem muita diferença da teoria que você viu até aqui, acredite! Para aplicá-lo na sua empresa, você pode fazer de duas formas: a tradicional, com murais físicos e post-its em um local que todos tenham acesso, ou da forma que recomendamos, com um software de gestão de tarefas robusto e que permita uma visão 360º do andamento dos projetos e desempenho da equipe.

Investindo em uma plataforma de gestão, você conta com outros recursos além do Kanban e permite o acesso de todos os setores e funcionários, eliminando qualquer burocracia e complexidade nos processos organizacionais internos.

Por falar nisso, saiba como uma ferramenta de gestão de tarefas facilita a sua rotina e garante o controle total da sua empresa em poucos cliques!

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