14 de outubro de 2021 | Dicas e informações

Produtividade no trabalho: 5 dicas para otimizar a gestão do tempo

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Sabemos que manter a produtividade no trabalho nem sempre é uma tarefa fácil. É preciso estar sempre atento aos resultados, prazos das entregas e também ao bem-estar de cada um dos colaboradores. E são muitos os motivos que podem afetar o fluxo de trabalho da empresa, como falhas na comunicação interna, desorganização, equipe desmotivada, entre outros.

Mas esse não é um problema sem solução, embora exija do gestor um bom controle das tarefas e da comunicação entre as equipes. Para superar o desafio da baixa produtividade, você precisará estabelecer algumas mudanças na rotina, mas os ganhos serão sentidos por todo mundo.

Neste artigo, vamos pontuar cinco dicas de produtividade para aplicar no seu negócio e melhorar os resultados do seu time. Além disso, explicaremos como um software de gestão, por exemplo, eleva o desempenho das demandas organizacionais. Confira mais abaixo!

Qual a importância da produtividade no trabalho? 

Embora alguns acreditem que a produtividade esteja relacionada apenas à capacidade de um colaborador ou uma equipe produzir muito, esse conceito está mais ligado à qualidade da produção, o tempo gasto com isto e, ainda, a quantidade de recursos utilizados. Ou seja, podemos entender que o bom desempenho, uma boa produtividade, está ligada ao equilíbrio entre todos esses fatores. 

Quando os indicadores de produtividade viram prioridade em uma empresa, por exemplo, isso reflete positivamente na qualidade dos serviços e, automaticamente, no lucro. O time consegue produzir mais até mesmo com menos recursos e tempo dedicado, garantindo o máximo de resultados para o seu negócio. 

E garantir que suas equipes se tornem produtivas é mais fácil do que parece. Abaixo, separamos cinco dicas para você aplicar na prática e que vão fazer a diferença na sua gestão. Continue lendo!

5 dicas de como aumentar a produtividade no trabalho

1 – Planeje as atividades

Para que toda sua equipe tenha um melhor desempenho é essencial traçar planejamentos estratégicos, alinhados com os objetivos da empresa de longo e curto prazo. É a partir disso que você conseguirá elaborar planos de ação e até mesmo metas, desmembrando em tarefas que devem ser executadas dentro de um período para alcançar os objetivos.

Para o time, fica muito mais fácil entender o contexto e o percurso a ser realizado. E para o gestor, torna-se mais simples entender como está o desempenho de cada um dos colaboradores e o cumprimento das metas.

2 – Crie prioridades de tarefas

A produtividade no trabalho começa com o gerenciamento da rotina de trabalho. Então, além de pensar nos planos de curto e longo prazo, é importante também olhar para o dia a dia da equipe, planejando as atividades e estabelecendo prioridades. 

Além de definir o que e quando deve ser feito, é muito importante definir atribuições, ou seja, apontar qual setor e qual funcionário será o responsável por cada uma dessas demandas e acompanhar sua execução. 

O próximo passo é montar um quadro de tarefas onde todos consigam visualizar os responsáveis, as prioridades e os prazos. Dessa forma, todos os colaboradores se sentem parte do projeto e cada um sabe a sua função para ajudar a chegar na meta. 

3 – Invista em uma boa comunicação interna 

A comunicação transparente e de forma clara é essencial para diminuir ruídos entre as equipes, evitar retrabalho e combater a desmotivação, que são grandes inimigos da produtividade.

Para conseguir melhorar a comunicação interna, é importante que você busque diminuir a burocracia e tenha as informações de forma centralizada. Criar canais de comunicação interna também é uma medida bastante eficaz, uma vez que quando os colaboradores se comunicam de forma ativa, você consegue encontrar uma equipe engajada e mais produtiva. 

Além disso, você pode fazer pequenos ajustes na rotina, como:

  • Dar e receber feedbacks com frequência;
  • Estimular a colaboração entre as áreas;
  • Fazer reuniões de equipe para compartilhar resultados;
  • Reconhecer o bom desempenho dos colaboradores. 

4 – Implemente a gestão de tempo

O tempo é um recurso imprescindível para a produtividade da equipe. Por isso, você deve gerenciar o tempo gasto pela equipe, estabelecendo prazos para entregas e implementando rotinas ágeis, por exemplo. 

É importante ter em mente que o ser humano não é produtivo o tempo todo, portanto as pausas são importantes para recuperar as energias e se concentrar novamente, evitando a procrastinação. Existem, inclusive, técnicas de produtividade como o Pomodoro, onde as pausas são parte essencial do processo. Ele funciona da seguinte forma: 

  1. Durante 25 minutos, deve-se trabalhar sem distrações e sem parar;
  2. Após, realizar uma pausa de 5 minutos;
  3. Retomar o trabalho por mais um período de 25 minutos;
  4. Repetir todo o processo quatro vezes com uma pausa mais longa de 30 minutos ao final.

Estimular os seus colaboradores a realizarem práticas como essa pode fazer uma grande diferença na produtividade e aumentar o foco no que realmente importa. 

5 – Use ferramentas que facilitem a gestão

Uma das grandes formas de aumentar a produtividade é eliminar processos que levam mais tempo do que o necessário e otimizá-los da melhor forma possível. E nesse aspecto, o software para empresas é um grande aliado. 

Todas as dicas que demos acima podem ser facilmente controladas com a ajuda de uma ferramenta de gestão de processos, como por exemplo:

  • montar um fluxo de trabalho visível para todos os colaboradores;
  • acompanhar o andamento das demandas e o tempo gasto;
  • criar alertas para não perder prazos;
  • automatizar diversas tarefas que são feitas manualmente;
  • centralizar informações e facilitar a comunicação;
  • monitorar os principais KPIs da empresa;
  • entre outros!

De forma fácil e intuitiva, você consegue mover diversos processos para o software de gestão de tarefas, tornando a sua equipe mais autônoma e integrada, além de conseguir monitorar os principais índices de produtividade. As possibilidades são infinitas quando você usa a tecnologia a seu favor e você verá que além de ganhar tempo e aumentar a produtividade, vai reduzir seus custos. Nada mal, não é mesmo?

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Thiago Vallilo
CEO da Group Digital

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