23 de setembro de 2021 | Dicas e informações

Ferramenta de gestão de tarefas: nunca mais perca prazos!

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A alta competitividade no mercado exige que as empresas busquem formas de se destacar diariamente, inclusive na execução de tarefas, trazendo mais rapidez e eficiência às rotinas. Diante disso, uma ferramenta de gestão de tarefas pode ser uma grande aliada, seja para gerenciar demandas internas e externas, otimizar o tempo da equipe, gerar praticidade nos processos e, com isso, reduzir custos.

Neste artigo, você vai ver como fazer uma gestão de tarefas eficiente e como a tecnologia pode auxiliar nesse processo. Confira a seguir!

Como fazer uma gestão de tarefas eficiente?

Ter uma gestão de tarefas eficiente e produtiva não é tão difícil quanto parece, mas exige bastante compromisso por parte da empresa como um todo. É preciso garantir que a administração e a execução das tarefas e demandas estão sendo feitas de forma assertiva, com produtividade e sem perder prazos.

E essas são premissas que valem para qualquer empresa, não importa o nicho ou setor em que você atua. Mas para ajudar você nesse desafio, separamos abaixo algumas dicas de como otimizar o uso dos seus recursos e garantir uma gestão inteligente das suas tarefas. Confira!

Observe as demandas e entregas do seu negócio

As demandas das suas equipes são frequentemente entregues fora do prazo ou esquecidas?

Todo time deve possuir uma gestão de tarefas e processos. Afinal, uma metodologia para entrega de trabalhos contribui com:

  • Produtividade;
  • Engajamento; 
  • Eficácia nas entregas;
  • Diminuição de atrasos;
  • Melhora da comunicação interna.

Para isso, é interessante usar metodologias como o Scrum para organizar de forma estratégica as atividades. Esse método funciona a partir de um cronograma ágil, que divide as etapas do projeto em diferentes ciclos (sprints), definindo prazos, categorias e classificações

Dentro de cada sprint, o líder deverá definir as atividades com classificação de urgência e prazo, o que permite agilizar e aumentar a eficiência das entregas.

Planeje estratégias junto com seu time

Traçar estratégias para o crescimento da empresa com o envolvimento de toda a equipe é fundamental! Em geral, um bom planejamento estratégico deve conter objetivos e metas a serem cumpridas, seguindo um cronograma de atividades em várias etapas. E é nesse ponto que a participação dos membros do seu time é importante, pois conseguirão observar e sugerir o que deve ser ajustado nos processos e fluxos de trabalho de cada área. 

Sendo assim, tudo fica mais objetivo e assertivo. A partir deste método você irá conseguir elencar as prioridades, acompanhar os prazos e metas do cronograma, e identificar o que não saiu como previsto, podendo fazer um novo planejamento com esses aprendizados.

Além disso, existem outros benefícios que um planejamento estratégico em time oferece:

  • melhora da rentabilidade;
  • alcance da satisfação do cliente;
  • facilidade e interação entre os colaboradores;
  • aumento da produtividade interna.

Organize fluxos de trabalho

Quando se gerencia uma empresa, o maior desejo é que suas operações de trabalho sejam eficientes e produtivas. No entanto, isso se torna praticamente impossível quando não existe um fluxo bem definido, com estabelecimento de prioridades, etapas, executores responsáveis, prazos, etc.

Por isso, você deve investir em um workflow adequado e bem documentado para a sua empresa, em que todos os colaboradores sabem os seus papéis e têm os recursos para desempenhar suas atividades. Ao mapear um fluxo de trabalho, você conseguirá: 

  • identificar e otimizar tarefas repetitivas; 
  • prever tempo de execução das demandas;
  • organizar melhor a rotina das equipes;
  • garantir que tudo seja entregue no prazo;
  • diminuir o percentual de erros nos processos.

Utilize recursos tecnológicos de gestão

Como você viu acima, são várias as responsabilidades que envolvem uma gestão eficiente e que trará mais resultados para a sua empresa. E por que não aumentar esses ganhos investindo em uma ferramenta que oferece mais facilidade e inteligência à sua rotina por meio da tecnologia?

Existem no mercado diversos softwares de gestão de tarefas, com as mais diversas funcionalidades, mas dentre elas as principais das quais você pode se beneficiar são: 

  • Controle 360º das demandas da sua equipe;
  • Criação de projetos e campos personalizados;
  • Organização da rotina dos times; 
  • Gestão aprimorada de processos; 
  • Análise de dados com relatórios automáticos.

Além disso, uma das principais vantagens de utilizar os recursos tecnológicos para melhorar a gestão de seu negócio é a otimização do tempo e trabalho. Atendendo as demandas esperadas através de uma plataforma, você consegue automatizar todo o workflow e proporcionar privacidade e segurança para todas as informações, tanto internas quanto externas.

Ou seja, o uso de uma ferramenta de gestão de tarefas proporciona a segurança e o suporte que o seu time precisa. Através do software, você pode solucionar seus problemas de gestão em menos tempo e com mais confiança. O que antes levaria seis meses de investimento, implementação e treinamento, em somente uma semana ou até em alguns cliques você resolve.

Qual software faz isso tudo pela sua empresa?

Vimos que é essencial ter uma ferramenta de gestão de tarefas para seu time controlar seus processos, sprints e demandas. E é justamente para isso que foi desenvolvido o Abas Online, um sistema de automatização de tarefas totalmente personalizável. 

Com o software, você consegue realizar uma gestão mais completa dos processos e automatizar o fluxo de trabalho, tornando-o mais inteligente e flexível. Assim, você consegue otimizar a comunicação entre setores, facilitar a criação de ideias e a inovação, aprimorar processos de vendas, gerenciar melhorar os prazos e demandas, e muito mais!

E o melhor de tudo é que o Abas oferece soluções personalizadas para diversos nichos e necessidades do mercado, como para empresas de Marketing e Vendas, Tecnologia da Informação, Condomínios, Startups, entre outras.   

Agora que você já sabe que o Abas é a melhor opção de ferramenta para alavancar sua gestão de tarefas, que tal conhecer mais sobre a plataforma? Acesse nosso post e confira 4 motivos para começar a utilizar o Abas Online e aprimorar sua gestão.

O que dizem nossos clientes

O Abas nos proporcionou um ganho de produtividade substancial, a integração das informações, as inúmeras possibilidades de customização das ferramentas, aliada a integração de toda a equipe na plataforma em nuvem, tornou-se uma ferramenta/software indispensável para a gestão da nossa empresa.

Fabio Leoli
CEO da Holdcon Condomínios

Foto depoimento

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