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4 de julho de 2022 | Gestão de Condomínios

Gestão de tarefas para administradoras de condomínios: 4 dicas para otimizá-la

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A gestão de tarefas para administradoras de condomínios é fundamental quando a proposta é eficiência e organização! Leia este conteúdo e confira tudo o que você precisa saber para se tornar um expert no assunto.

Executar tarefas voltadas ao gerenciamento de um patrimônio e ao bem-estar de seus moradores e colaboradores é bastante complexo.

A administradora de condomínios tem o importante papel de prestar apoio administrativo ao síndico e garantir que a empresa em si funcione perfeitamente, o que envolve contabilidade, processos jurídicos, contratações, gestão de pessoas, entre outros fatores.

Pois é, cuidar de tudo isso requer muita atenção e habilidade. Afinal, o condomínio contratou o serviço justamente para que os recursos internos sejam aproveitados da melhor maneira possível.

Ou seja, para executar todo o trabalho perfeitamente e lidar com diferentes áreas, a gestão de tarefas é essencial! Continue a leitura e saiba mais sobre:

O que é gestão de tarefas?

Você já pensou que teria muito trabalho pela frente e não sabia por onde começar? Ou melhor, listou as prioridades e, quando as concluiu, se deu conta de que na verdade elas poderiam ter sido concluídas de outra maneira? Pois é, o gerenciamento das atividades teria resolvido isso!

A gestão de tarefas é um conjunto de ações para atingir um objetivo ou meta específica, mapeando os pontos fundamentais do trabalho, delegando funções corretamente e tendo total controle sobre sua execução.

Ela é indispensável para que a empresa trabalhe com precisão e realize os feitos necessários a fim de obter sucesso em sua área.

Vantagens da gestão de tarefas para administradoras de condomínios

A gestão de tarefas para administradoras traz benefícios notáveis no dia a dia, pois é literalmente uma facilitadora.

Você já sabe a importância dela e o que ela significa, então confira como a atividade reflete positivamente na rotina da administradora:

1 – Otimização de processos

Se os processos estão bem definidos, os serviços foram delegados corretamente e as prioridades estão devidamente listadas, as chances de êxito em uma atividade são muito maiores. E é isso que faz a gestão de tarefas!

A organização é o primeiro passo para evitar que tempo e dinheiro sejam desperdiçados, otimizando naturalmente o trabalho realizado em cada área.

2 – Aumento de produtividade

A gestão de tarefas prioriza a delegação precisa das atividades, o alinhamento dos processos, a alocação de horários e as estratégias de performance.

Todos esses componentes possibilitam que a equipe consiga atuar com maior assertividade e, assim, aumente sua produtividade no trabalho.

Isso porque o colaborador consegue ajustar suas responsabilidades de acordo com o tempo que ele possui disponível e executá-las rapidamente.

3 – Cumprimento de prazos

Menos erros e aumento de produtividade só poderiam resultar em cumprimento dos objetivos em tempo hábil!

A organização garante que toda a equipe seja informada sobre os cronogramas e o trabalho que precisa ser entregue, facilitando sua conclusão.

Dicas práticas de gestão de tarefas para administradoras de condomínios

O desafio de toda gestão é sempre propor melhorias. Seja reduzindo um processo ou aprimorando a análise técnica sobre um trabalho realizado com relatórios e indicadores de performance.

Diante disso, é necessário que você entenda quais são as necessidades da administradora, em quais áreas ela comete mais erros e os pontos fortes de seu serviço.

Esse primeiro passo já irá proporcionar uma visão mais detalhada sobre a empresa e permitir que a próxima etapa seja executada: as implementações práticas de gestão de tarefas. Veja abaixo quais são elas!

1 – Crie um planejamento

Organização é a peça-chave, lembra? Nesse caso, crie um cronograma considerando prazos reais e o tempo que será empreendido em cada atividade.

Essa simples atitude faz com que todos os avanços sejam calculados e os erros se tornem previsíveis. Desse modo, diminui-se os riscos de falhas ou não cumprimento do trabalho.

Por exemplo:

  • Dia 1: foco em questões jurídicas;
  • Dia 2: revisão do plano orçamentário;
  • Dia 3: pagamento e organização de contas;
  • Dia 4: manutenção do condomínio;
  • Dia 5: envio de comunicados.

2 – Acompanhe as tarefas delegadas

Delegar corretamente é importante, mas não é o suficiente. O ideal é que você acompanhe o desenvolvimento de desempenho dos colaboradores e ajuste ou mantenha a mecânica de execução.

Para tal, faça reuniões periódicas, confira relatórios e defina indicadores de performance (KPI) para a demanda atribuída.

3 – Utilize um software de gestão

Um software de gestão de tarefas integra todas as informações referentes ao projeto dentro da plataforma, facilitando a organização e o acesso a elas.

Dessa forma, é possível realizar o gerenciamento de cada área do condomínio de forma simples, rápida e intuitiva, já que o programa executa uma análise prévia das informações.

Logo, é possível ter maior controle sobre as atividades jurídicas, contábeis, tributárias e afins.

4 – Implemente metodologias ágeis

As metodologias ágeis são utilizadas para acelerar a finalização de um determinado projeto ou tarefa. Elas funcionam por meio do fracionamento de entregas para o cliente final – no caso, o condômino – em ciclos menores.

Algumas metodologias ágeis que você pode utilizar são:

  • Scrum;
  • Kanban;
  • Extreme programming (XP);
  • Desenvolvimento de sistemas dinâmicos;
  • dentre outras.

Dica bônus: antes de selecionar a metodologia ágil para otimizar a gestão de tarefas da sua administradora, veja quais são as necessidades que ela resolve e como ela se adequa ao software de gestão utilizado.

Como automatizar a gestão de tarefas?

A resposta é simples e direta: faça uso das ferramentas de gestão!

O software centraliza as informações do condomínio e permite que todas pessoas autorizadas tenham acesso a elas de forma muito prática!

Além disso, a comunicação interna é melhorada, visto que todos os colaboradores passam a ter ciência sobre processos, metas, prazos e suas responsabilidades.

O gerenciador mostra também relatórios analíticos sobre as atividades desempenhadas e traz uma visão detalhada sobre o que está sendo executado. E é aí que a mágica da automação começa a acontecer! As tarefas concluídas são indicadas rapidamente na plataforma, e o colaborador pode assumir outra responsabilidade, tornando-se mais produtivo.

Assim, os resultados podem ser avaliados mais facilmente, evitando com que se perca tempo filtrando planilhas, por exemplo. Logo, a automação ocorre por meio da redução do trabalho manual.

Já pensou em tornar seu condomínio mais inteligente e eficiente? Então veja como funciona a automação para administradoras!

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Letícia Azevedo
Advogada da Group Software

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