Contas a pagar: como organizar

Você sabe como organizar as suas contas a pagar? Essa é uma tarefa essencial para manter o equilíbrio financeiro, evitar dívidas e dores de cabeça. Mas nem sempre é fácil saber por onde começar, quais são as melhores práticas e como se planejar para o futuro.

Por isso, preparamos este texto. Venha conhecer algumas dicas de como organizar as suas contas a pagar de forma simples e eficiente. Acompanhe e aprenda a ter mais controle sobre o dinheiro!

O que é contas a pagar?

Contas a pagar é o termo usado para designar as obrigações financeiras de uma empresa ou pessoa com seus:

• Fornecedores;
• Credores;
• Impostos;
• Salários.

É uma parte importante da gestão financeira, pois envolve o controle de:

• Pagamentos;
• Planejamento do fluxo de caixa;
• Negociação de prazos e condições;
• Análise de custos;
• Prevenção de inadimplência.

Diferenças entre contas a pagar e a receber

Como você leu acima, contas a pagar são os compromissos financeiros que a empresa assume. Essas contas devem ser registradas e controladas para evitar atrasos, multas e juros.

Já o termo contas a receber diz respeito aos direitos financeiros que a empresa tem sobre seus clientes, como:

• Vendas de produtos ou serviços;
• Recebimento de comissões;
• Royalties;
• Taxa condominial;
• Multas.

Essas contas também devem ser registradas e controladas para garantir o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.

A diferença entre contas a pagar e a receber é que as primeiras representam saídas de dinheiro, enquanto as segundas representam entradas de dinheiro.

Problemas comuns em relação a contas a pagar

Falta de planejamento e organização

Sem um fluxo de caixa atualizado e uma previsão de receitas e despesas, pode ser muito mais complicado honrar os compromissos em dia. Por isso, é importante ter um sistema de controle financeiro que registre todas as entradas e saídas de dinheiro, bem como as datas de vencimento das contas a pagar.

Pouca negociação com os fornecedores

Se a empresa não busca melhores condições de pagamento, prazos e descontos com seus fornecedores, pode perder oportunidades de economizar e otimizar seu capital de giro. Assim, é recomendável pesquisar o mercado e negociar com os provedores periodicamente, buscando alinhar os interesses de ambas as partes.

Falha no acompanhamento e análise

Caso não ocorra um monitoramento e avaliação de desempenho das contas a pagar, não terá como identificar possíveis falhas, inconsistências, fraudes ou oportunidades de melhoria.

É preciso ter indicadores financeiros que permitam medir a eficiência e a qualidade do processo de contas a pagar, como por exemplo o prazo médio de pagamento, o índice de inadimplência, o custo médio das dívidas, entre outros.

Como organizar contas a pagar com a ajuda de um sistema: dicas práticas

Para facilitar o esquema de contas a pagar, é recomendável usar um sistema que ajude a registrar, acompanhar e planejar tudo. Afinal, mesmo em uma empresa pequena, fazer esse processo à mão é muito desafiador e suscetível a erros.

Quando for mexer com as contas a pagar, tente:

• Registrar todas as contas a pagar no sistema, informando os dados como valor, data de vencimento, categoria, forma de pagamento e fornecedor;
• Acompanhar o status das contas a pagar no sistema, verificando se elas foram pagas, estão pendentes ou atrasadas;
• Planejar as contas a pagar no sistema, projetando os fluxos de caixa futuros e definindo prioridades de pagamento;
• Integrar o sistema de contas a pagar com outras ferramentas, como o de contabilidade, o de vendas e o bancário.

Conclusão

Em conclusão, a eficiente organização das contas a pagar é vital para a estabilidade financeira e para evitar possíveis dívidas. Logo, manter um controle preciso dos compromissos financeiros, planejar o fluxo de caixa e negociar prazos com fornecedores são práticas essenciais. 

Além disso, a utilização de um programa adequado facilita o registro, acompanhamento e planejamento, otimiza a gestão e garante uma saúde financeira sólida para a empresa. Entendeu tudo sobre contas a pagar? Se você quer continuar aprendendo mais sobre gestão financeira, venha dar uma lida neste texto e aprenda como automatizar a solicitação de orçamentos.