Gestão de projetos: Como monitorar o progresso e identificar problemas
A gestão de projetos é uma atividade complexa, que envolve:
- Planejar;
- Executar;
- Controlar;
- Encerrar.
E, para garantir o sucesso de um plano, é preciso acompanhar o seu andamento e verificar se ele está seguindo o:
- Escopo;
- Cronograma;
- Orçamento;
- Qualidade.
Se você tem interesse em entender mais sobre estes pilares, venha com a gente neste texto e entenda tudo sobre a gestão de projetos e como identificar possíveis problemas usando as técnicas e ferramentas adequadas.
A importância do monitoramento do progresso na gestão de projetos
O monitoramento é uma das etapas mais importantes da gestão de projetos, pois permite avaliar se o escopo está caminhando conforme o planejado e se está entregando os resultados esperados.
Ao monitorar o progresso de um projeto, é possível:
- Verificar se as atividades estão sendo realizadas no prazo e orçamento estabelecidos;
- Medir o grau de satisfação das partes interessadas;
- Acompanhar a qualidade das entregas;
- Comunicar o status do projeto aos envolvidos;
- Tomar decisões baseadas em dados;
- Corrigir eventuais problemas.
Técnicas de monitoramento
Reuniões periódicas
Encontros realizados com a equipe do projeto e/ou com os clientes e as partes interessadas, para discutir o andamento do projeto, os resultados alcançados, as dificuldades encontradas e as próximas ações a serem tomadas, deveria ser obrigatório em toda gestão de projetos.
Relatórios de status
Os relatórios de status são documentos que mostram informações sobre o progresso do plano em um determinado período, os quais devem ser produzidos e apresentados nas reuniões. Como por exemplo, as seguintes informações:
- Atividades concluídas, pendentes e atrasadas;
- Custos incorridos e os previstos;
- Riscos identificados e as medidas adotadas;
- Indicadores de desempenho;
- Principais problemas e as soluções propostas;
- Mudanças solicitadas ou realizadas;
- Lições aprendidas.
Os relatórios também podem ser enviados por e-mail ou compartilhados em uma plataforma online.
Softwares específicos
Um software como o Abas Online é uma excelente opção de gestão de projetos, pois ele permite que você execute e monitore seus planos de forma integrada e colaborativa.
Com o Abas Online, você pode definir os objetivos, escopo, prazos, recursos e riscos dos seus projetos, bem como acompanhar o andamento, o desempenho e a qualidade das entregas.
Ele é uma solução flexível e adaptável às necessidades de cada gestão de projetos, podendo ser acessado em qualquer dispositivo com conexão à internet.
Indicadores de progresso e desempenho
Os indicadores devem ser definidos no início da gestão de projetos, de acordo com os critérios de sucesso e as expectativas dos stakeholders. Alguns exemplos de indicadores são:
- Prazo: mede o tempo gasto para realizar as atividades, comparando o planejado com o realizado;
- Custo: avalia o valor gasto, comparando o orçado original;
- Qualidade: analisa o grau de conformidade das entregas e dos processos do projeto;
- Escopo: verifica a abrangência das entregas e dos requisitos.
Como identificar problemas no projeto
Apesar de todo o planejamento e monitoramento, é possível que surjam problemas durante a execução de uma ação. Alguns sinais que podem indicar a existência de problemas são:
- Atrasos nas atividades ou nas entregas;
- Estouro no orçamento ou nos recursos;
- Baixa qualidade nas entregas ou nos processos;
- Insatisfação dos clientes ou das partes interessadas;
- Mudanças frequentes no escopo ou nos requisitos;
- Riscos não previstos ou não controlados;
- Falta de comunicação ou de alinhamento entre os envolvidos;
- Conflitos ou desmotivação na equipe.
Assim, para identificar os problemas de um projeto, é preciso analisar as causas e os efeitos deles, isso pode ser feito com técnicas como:
Ou então, coletando feedbacks e verificando os relatórios anteriores em busca de possíveis falhas e brechas.
Corrigindo os problemas de um projeto
Depois de identificar as questões a serem corrigidas, é preciso analisá-las e entender as suas causas e consequências. O objetivo é encontrar a raiz dos problemas e não apenas tratar os sintomas.
Em seguida, é preciso definir as ações corretivas para resolver os impedimentos. Essas ações devem ser:
- Específicas;
- Mensuráveis;
- Alcançáveis;
- Relevantes;
- Temporais.
Além disso, você deve priorizar as ações mais urgentes e importantes e delegar as responsabilidades para cada membro da equipe. Também é importante comunicar as ações para todos os envolvidos.
Por fim, é preciso implementar as ações corretivas e avaliar os seus resultados. Verifique se os problemas foram resolvidos ou se é preciso fazer novos ajustes.
Conclusão
Dessa forma, a gestão de projetos é um processo multifacetado que demanda planejamento, execução, controle e encerramento, visando alcançar os objetivos estabelecidos.
Neste texto, você entendeu sobre sua importância, como identificar e resolver problemas e quais são as melhores metodologias para se usar.
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