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25 de novembro de 2021 | Dicas e informações

Solicitação de orçamento: como fazer automaticamente?

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A solicitação de orçamento é uma etapa delicada no processo de empreender e administrar um negócio. Quer saber como dominar essa atividade e contar com uma boa base de fornecedores? Então leia este conteúdo!

Índice

Um gestor tem muitos desafios ao exercer sua função, entre elas lidar com pessoas, se manter informado sobre assuntos importantes, identificar ameaças, aproveitar oportunidades e, principalmente, administrar e alocar bem os recursos.

Afinal, um condomínio ou uma empresa de qualquer porte precisa pensar em meios de ir além sem comprometer o planejamento financeiro. E uma das medidas mais importantes envolve a contratação de serviços ou aquisição de insumos com o melhor custo-benefício, o que exige saber fazer cotações com excelência. 

Se você quer entender melhor sobre o assunto e, ainda, aprender como fazer solicitação de orçamentos automaticamente, continue a leitura deste artigo!

A importância da solicitação de orçamento e cotação de preços

Quando se fala em solicitação de orçamento e cotação de preços as pessoas costumam automaticamente pensar em “pechinchar”, fechar negócio com quem entrega mais rápido ou faz mais barato, mas não é bem assim que as coisas funcionam.

Os pontos citados possuem sua importância, mas são apenas alguns dos fatores a serem analisados durante uma compra ou contratação de um serviço.

Na sua solicitação de orçamento, você deve sempre levar em consideração se o que está sendo oferecido:

  • atende à sua necessidade;
  • cabe dentro do orçamento (sempre trabalhando com uma margem considerando imprevistos);
  • traz uma solução relevante ou é provisório;
  • possui preço condizente com o mercado.

No fim, solicitar orçamentos e cotar preços antes de fechar um negócio é fundamental para que você consiga ler o mercado, comparar os fornecedores e optar por aquele que melhor irá lhe atender considerando a lista acima.

Como montar e gerenciar uma base de fornecedores?

Essa é a pergunta de um milhão de reais, sem dúvidas. Até porque quem não gostaria de ter uma base sólida de fornecedores disponível para qualquer eventualidade?

Todavia, estruturar uma lista de fornecedores é um processo baseado na confiança e boa relação entre contratante e contratado. É assim que o efeito dominó acontece: o prestador de serviço fica satisfeito, recomenda aos amigos, parentes e colegas de profissão e a empresa fica bem vista no mercado.

Dito isso, identificamos abaixo algumas das medidas que você pode adotar para fortalecer sua base de fornecedores na prática. Confira!

1 – Trabalhe com mais de um fornecedor

Trabalhar com diversos fornecedores traz mais segurança e minimiza o impacto de imprevistos que podem acontecer ao longo do caminho, como falta de estoque ou incompatibilidade de datas para realização de algum serviço urgente, por exemplo.

Busque priorizar aqueles que fazem negócio com você há mais tempo, mas nunca descarte a hipótese de contar com outras empresas que prestam o mesmo serviço e até mesmo renovar sua base de tempos em tempos. 

Mantendo todos no radar, fica mais fácil acompanhar se os preços praticados são competitivos e muitas vezes até conseguir descontos com base no orçamento da concorrência

2 – Mantenha comunicação frequente com fornecedores

Escolha um canal de comunicação e faça contatos periódicos e estratégicos com os prestadores a fim de evitar ruídos, esquecimentos, mal entendidos, dentre outros desgastes que afetem a qualidade da entrega final.

Prefira ferramentas que sejam rápidas e intuitivas, como softwares de gestão, onde se pode armazenar todo o histórico de tratativas com os fornecedores e acessar a qualquer momento.

3 – Alinhe processos e expectativas

Um gestor deve saber quais são os “problemas crônicos” que seu empreendimento enfrenta. Em um condomínio, por exemplo, é comum que as administradoras e síndicos tenham que lidar frequentemente com panes elétricas e hidráulicas em tempestades, entupimentos, dentre outros problemas.

Agora, imagine se nessas situações delicadas o seu fornecedor estiver sem estoque ou agenda para te atender?

Pois bem, nesse caso além de ter um plano B, é importante também alinhar as expectativas e ritmo médio de trabalho para que não existam surpresas. O ideal é ter um acordo para entregas rápidas de insumos, equipamentos e disponibilização de mão de obra.

4 – Negocie com calma

Antes de iniciar de fato uma relação de parceria com um fornecedor, tenha muito claro o que está prestes a ser formalizado e o que será incluído no pacote de prestação de serviço ou de compra.

Sempre analise a sua necessidade de curto, médio e longo prazo com o que está sendo colocado como proposta. Não deixe que “ofertas tentadoras” se sobreponham sobre esses pontos.

5 – Não pense só em preço

Todo mundo concorda que é muito bom fechar uma negociação que preserve o orçamento financeiro com margem, mas infelizmente esse não é o único elemento que deve pesar na balança antes da tomada de decisão.

Obviamente, nunca comprometa suas finanças, mas sempre coloque a qualidade do serviço e como ela irá resolver sua dor como prioridade, para depois avaliar se o preço também compensa.

Tendo isso em mente, não esqueça também das primeiras dicas, e considere o custo-benefício do serviço ou produto oferecido pelo fornecedor em relação aos concorrentes.

Como solicitar orçamentos automaticamente

Antes de tudo, pense no fluxo convencional de solicitação de orçamento: o responsável vai até a internet ou pede indicações de pessoas próximas, relaciona os fornecedores, faz um primeiro filtro, realiza o primeiro contato, elimina alguns, depois liga novamente para os melhores, negocia, compara o que eles oferecem, manda para aprovação dos setores responsáveis e aí, finalmente, escolhe um e fecha negócio. 

É um processo longo e cansativo, não é mesmo? E esse é apenas o caso positivo. Na maioria das vezes, todo esse trabalho pode simplesmente não resultar em nada, só em tempo e, às vezes, dinheiro perdidos. 

Mas, felizmente existem alternativas para tudo atualmente, como um software de automatização de processos!

Solicitando orçamentos de forma automatizada

Diferente do procedimento padrão descrito há pouco, com um software é possível cadastrar toda a sua base de fornecedores dentro da plataforma, criar regras e alertas para solicitações de orçamentos automáticos e dispará-los para o seu mailing. 

Você pode, por exemplo, automatizar a ferramenta para enviar solicitações de orçamentos sempre que o prazo de renovação de um serviço essencial está chegando perto, ou então quando o estoque de um produto estiver chegando ao fim. 

Se for necessário, você pode também incluir etapas de aprovação. Neste caso, o profissional responsável pelas contratações receberá as propostas em seu e-mail e poderá comparar e decidir qual melhor se adequa à necessidade daquele momento, podendo sinalizar a escolha por meio da plataforma. Tudo de forma muito rápida, assertiva e transparente. 

Viu só como é fácil fazer cotações e solicitações de orçamentos, sem precisar tomar tempo da sua equipe e podendo fazer escolhas muito mais assertivas. Se você está pronto para dar o próximo passo com a sua gestão interna e quer saber mais sobre os softwares de gestão, acesse nosso conteúdo e veja 4 motivos para usar o Abas Online!

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