Gestão de projetos: o que é e como implementar

A gestão de projetos é o conjunto de práticas, competências e ferramentas utilizadas no planejamento, execução e monitoramento de um projeto dentro de uma organização. Esse tipo de gerenciamento é fundamental em empresas que trabalham com a criação de produtos ou na execução de serviços, como por exemplo, projetos de engenharia. 

Para que um projeto tenha sucesso, é fundamental que ele seja bem planejado desde o início, com etapas bem definidas, funções delimitadas e desempenhadas dentro dos prazos estipulados e ações desenvolvidas com o máximo aproveitamento do orçamento. Cabe ao gestor fazer o monitoramento de todos os processos para garantir que tudo está andando corretamente, sem perder a qualidade, e é para isso que existe a gestão de projetos!

No post de hoje, vamos falar um pouco mais sobre o que é a gestão de projetos e quais as suas vantagens, além de trazer algumas de suas principais metodologias e mostrar como implementar essa gestão na sua empresa com sucesso. Continue lendo!

• O que é a gestão de projetos?
• Principais vantagens da gestão de projetos para empresas
• 5 principais metodologias de gestão de projetos
• Como implementar gestão de projetos na minha empresa?

O que é gestão de projetos?

Segundo o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um projeto pode ser definido como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo.

Já o conceito de gestão está baseado em administrar ou gerir recursos e pessoas com a finalidade de atingir um objetivo específico.

Dessa forma, como já falamos no início do post, a gestão de projetos nada mais é do que o conjunto de esforços, sejam eles práticas, ferramentas ou competências, que são utilizados no desenvolvimento de um produto ou serviço para garantir que os objetivos esperados sejam alcançados em todas as fases do planejamento.

Esse tipo de gestão tem suas particularidades principalmente porque, diferentemente dos processos e atividades que possuem recorrência, os projetos possuem resultados únicos e duração determinada. Ou seja, um projeto nunca será igual ao outro e sempre terá um início, meio e fim. 

Principais vantagens da gestão de projetos para empresas

Uma empresa que investe na gestão de seus projetos com metodologias eficazes e profissionais capacitados tem as seguintes vantagens:

• Maior controle dos riscos: consegue identificar falhas potenciais e ameaças ao projeto, conseguindo agir para minimizar o impacto no planejamento;

• Cumprimento de prazos:  além de ter um cronograma delimitado, a gestão de projetos possibilita fazer um bom acompanhamento para garantir que todas as etapas serão realizadas em tempo hábil;

• Maior produtividade: o planejamento das atividades do projeto, além de otimizar o tempo gasto com as tarefas, ajuda a manter todo o time por dentro do que deve ser feito, aumentar o engajamento e melhorar a comunicação interna;

• Redução dos custos: a gestão de projetos está intimamente ligada à otimização de recursos, uma vez que permite monitorar todas as etapas para garantir que a linha de custos estipulada no planejamento esteja sendo bem aplicada; 

• Clientes mais satisfeitos: uma empresa que cumpre com o combinado dentro da data preestabelecida e com qualidade elevada, tende a receber um feedback positivo dos clientes.

5 principais metodologias de gestão de projetos

Existem diversos métodos para aplicar a gestão de projetos em uma empresa, cada um deles com características diferentes, mas todos visando aumentar resultados por meio da otimização dos processos. 

Existem as metodologias tradicionais, que são aquelas com ciclo de vida preditivo, ou seja, quando se sabe o que e como fazer com antecedência; e também as metodologias ágeis, que possuem ciclo de vida adaptativo, com maior flexibilidade diante das constantes mudanças do projeto. 

Abaixo, separamos algumas das metodologias mais famosas para gerir projetos, tanto tradicionais como ágeis. Confira:

1 – Waterfall

Esse método possui uma abordagem tradicional, onde as atividades são direcionadas de forma linear e sequencial, de cima para baixo, muito semelhante a uma cascata (o que dá origem ao nome). 

2 – Scrum

Baseado em metodologia ágil, o Scrum tem como principal característica a divisão do planejamento em pequenos ciclos, chamados de sprints, que ocorrem em um período de uma a quatro semanas. 

3 – Kanban

Já o Kanban tem como premissa o uso de quadros com listas e cartões de tarefas para permitir uma melhor visualização do projeto. Com ele, é possível monitorar tanto o status, como a qualidade, quantidade, prazos e outras características.

4 – PRINCE2

Do inglês Projects in Controlled Environments, ou Projetos em Ambientes Controlados, esse método é utilizado no desenvolvimento de produtos com cronograma rígido, que não permite atrasos. As entradas e saídas do projeto devem ser bem definidas e acompanhadas de perto. 

5 – Caminho Crítico

A metodologia do Caminho Crítico é muito usada na gestão de projetos considerando que muitas tarefas estão ligadas entre si, dependendo da conclusão de uma para o início da outra. Dessa forma, ela visa o monitoramento das tarefas mais críticas para evitar que o atraso destas impacte o projeto como o todo. 

Mas claro, essas que citamos não são as únicas metodologias possíveis, ainda existem diversas outras que são bastante utilizadas, como o Project Model Canvas, ZOPP, Lean, Extreme Programming, PERT, e muito mais. Tudo vai depender das características do projeto e dos objetivos da sua empresa para embasar a escolha!

Como implementar a gestão de projetos na empresa?

Em algumas empresas, é comum que se tenha o papel do gerente de projetos, que será o responsável por planejar e monitorar a execução do projeto, garantindo que tudo esteja em ordem. Não precisa ser necessariamente alguém com esse cargo, mas sim alguém que vai assumir essa responsabilidade. 

O primeiro passo para implementar a gestão de projetos é escolher uma metodologia entre as diversas que citamos nesse conteúdo. Isso vai ajudar você a definir como será feito o planejamento e a execução na prática. Lembre de escolher uma metodologia que se adeque bem ao seu tipo de produto ou serviço! 

O monitoramento do projeto e de seus principais indicadores de sucesso é um fator importante para identificar falhas e corrigi-las o quanto antes. E fique atento para a possibilidade de precisar revisar o planejamento durante a execução, pois nem sempre tudo sairá como foi imaginado. 

Uma das melhores formas de implementar a gestão de projetos de forma otimizada na sua empresa é utilizando um software de automatização. Depois que o planejamento já estiver pronto, você poderá subir ele na plataforma e acompanhar cada etapa, visualizando os status das atividades em tempo real. Além disso, também é possível ter relatórios automatizados com dados do projeto para monitoramento das metas. 

Além disso, um sistema de gestão de projetos oferece benefícios como:

• maior assertividade e facilidade nas tomadas de decisão;
• redução de custos com produção;
• segurança no registro e armazenamento de dados;
• otimização de processos;
• maior engajamento da equipe;
• acesso rápido e prático em qualquer lugar.

Gostou de saber mais sobre a gestão de projetos? Confira nosso conteúdo sobre gestão de projetos de engenharia e veja como aplicar as nossas dicas na prática!