4 softwares para melhorar a sua gestão de condomínio

Quando se fala em administração de bens, uma das principais dificuldades que as administradoras enfrentam é otimizar a gestão de condomínios, deixar esse processo mais produtivo e bem organizado.

Felizmente, existem opções de softwares no mercado que podem ajudá-las a gerenciar e aprimorar todas as tarefas e fases que envolvem a administração.

Leia mais para descobrir como esses softwares podem ajudar você e sua empresa a tornar o trabalho de gerenciamento de condomínios mais eficiente.

Por que é importante otimizar a gestão dos seus condomínios?

São muitas as tarefas importantes e essenciais que precisam ser realizadas quando se é responsável pela gestão de condomínio. Elas variam desde a cobrança de taxas, a manutenção do prédio, até a comunicação com os moradores.

Uma pequena falha ou atraso podem resultar em grandes problemas que afetam a qualidade de vida dos moradores, o relacionamento com os condôminos e complicam o processo de administração.

E é aí que entram os softwares de gestão, que oferecem recursos como:

• Criação e automação de tarefas;
• Definição de prazos;
• Organização de fluxos de manutenção;
• Visualização para diferentes colaboradores
• Visualização para o gestor
• Comunicação com os moradores;
• Visualização de relatórios completos.

Qual é a relação entre organização e produtividade?

Quando as tarefas são bem organizadas e priorizadas, é possível evitar retrabalhos, atrasos, e otimizar a condução dos seus condomínios.

A forma como os afazeres são estruturados e gerenciados afetam significativamente a eficiência e a eficácia dos processos de trabalho, proporcionando um ambiente mais produtivo e organizado.

Com isso feito, a comunicação com os moradores se torna mais clara e produtiva, resultando em maior satisfação e bem-estar.

Dicas para aumentar a produtividade do seu time

Automatize as tarefas repetitivas

Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar a otimizar a gestão dos seus condomínios, como o envio de e-mails, geração de relatórios, notificações, boletos, dentre outros.

Explore estes recursos para economizar tempo com as tarefas repetitivas.

Utilize uma ferramenta de gestão de tarefas

Essas ferramentas permitem criar uma lista de tarefas, definir prazos, atribuir  o colaborador responsável e até monitorar o andamento de cada atividade, liberando colaboradores para outras questões e dando previsibilidade para a equipe.

Mais a frente vamos listar algumas que podem lhe ajudar nesses quesitos.

Estabeleça metas e prazos realistas

É preciso estabelecer metas e prazos realistas para as tarefas. Isso ajuda a manter a equipe motivada e engajada, além de garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo.

Você pode estabelecer um Acordo de Nível de Serviço (SLA) para as entregas, de acordo com os prazos possíveis, de acordo com o tamanho da sua equipe.

4 Softwares para contribuir com a melhoria da gestão do seu condomínio

Abas Online

Este software é uma excelente alternativa para automatizar processos, manutenções e fluxos de trabalho.

Trata-se do único e mais completo programa de gestão de processos do mercado. O Abas online é todo em português, e com ele é possível criar e automatizar a maior parte dos fluxos de trabalho em uma área de comum acesso a todos da empresa.

Além de:

• Centralizar e administrar planilhas;
• Organizar calendários e manutenções preventivas;
• Cadastrar e atualizar fornecedores e colaboradores;
• Gerenciar orçamentos e propostas de negócio;
• Documentar as alterações feitas durante as manutenções.

Com o Abas, você pode decidir qual o tipo de visibilidade do quadro prefere, Gantt, Kanban ou lista, por exemplo, se adaptando a maior parte das necessidades das organizações.

Instagantt

O Instagantt, utiliza a metodologia de Gantt, que é um gráfico de barras horizontais utilizado para representar o cronograma do projeto e suas tarefas.

O aplicativo tem como função simplificar a visualização de projetos complexos. Ele pode ser utilizado na organização de obras, projetos e planos em condomínios, no entanto, ele é em inglês

Com ele pode-se acompanhar e executar questões condominiais durante a execução, como por exemplo administrar uma equipe responsável por uma obra, como os pedreiros, engenheiros e arquitetos.

Com21

O Com21 é um aplicativo que busca melhorar a comunicação entre administradoras, síndicos e condôminos.

As equipes envolvidas conseguem ver em cada um em seu próprio espaço tudo que está acontecendo em relação a assembleias, manutenções, reserva de espaços, de forma personalizada para cada necessidade.

Google Drive

O Google Drive é uma plataforma online de armazenamento e compartilhamento de arquivos.

Com essa plataforma, é possível criar, editar e compartilhar documentos, planilhas e apresentações em tempo real com outras pessoas, independentemente de onde você estiver.

Além disso, o Google Drive permite que você crie anotações e comentários nos documentos, facilitando a colaboração em equipe. E é de utilização gratuita.

Otimizar a gestão dos seus condomínios é uma etapa fundamental se você deseja garantir a qualidade de vida dos moradores e manter a eficiência do trabalho dos gestores e colaboradores.

Os softwares de gestão são ferramentas valiosas que podem simplificar as tarefas diárias, melhorar a comunicação com os condôminos e evitar erros e retrabalhos.

Quer simplificar processos, economizar tempo e aumentar a produtividade da sua empresa? Experimente o Abas Online gratuitamente por 10 dias e veja como nosso programa de gestão de condomínio e processos pode ajudar a sua empresa a crescer.