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16 de dezembro de 2021 | Gestão de Condomínios

Sistema de gestão de condomínio: conheça as vantagens e escolha o seu

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O sistema de gestão de condomínio é uma ferramenta poderosa quando o assunto é otimizar o trabalho e tornar a tomada de decisão mais assertiva. Com a principal função de gerenciar tarefas relacionadas ao patrimônio, o software traz maior autonomia, facilidade e rapidez para as administradoras, síndicos e condôminos. 

Além disso, ele integra todas as informações vinculadas ao condomínio para que se tenha uma visão detalhada sobre cada área, os impactos em cada uma delas e como tomar decisões estratégicas para resolver questões do dia a dia.

Em resumo, essas plataformas são utilizadas para a organização dos processos internos e acabam sendo um recurso muito mais intuitivo, prático e eficaz que planilhas ou pastas de arquivos físicos. Mas, quais são suas funcionalidades, vantagens e como escolher a melhor ferramenta para o dia a dia do seu condomínio? 

Continue a leitura deste conteúdo e descubra!

Principais funcionalidades do sistema de gestão para condomínio

Um software de gestão condominial possui muitas funcionalidades e podemos destacar como principais objetivos os itens abaixo:

  • otimizar tarefas;
  • corrigir processos;
  • evitar falhas em processos manuais;
  • automatizar atividades;
  • acompanhar o desenvolvimento do condomínio.

As funcionalidades vão variar de acordo com o sistema escolhido, levando em consideração as necessidades da administradora ou do próprio condomínio e quais os fluxos de trabalho já estão previamente estabelecidos. Abaixo, elencamos alguns dos recursos mais utilizados:

Gestão de tarefas

A delegação correta de tarefas é parte muito importante dentro da gestão de um condomínio. Afinal, ele só atinge seu pleno funcionamento se tudo for realizado corretamente e dentro dos prazos estipulados.

Com o software, a administradora pode organizar o fluxo de trabalho das equipes que atendem os condomínios, delegando as tarefas com descrição do que precisa ser feito, onde e em qual prazo, por exemplo. Os colaboradores recebem notificações por e-mail e podem atualizar o status das tarefas em andamento pela própria plataforma, deixando todo mundo por dentro do que está sendo realizado. 

Controle de manutenções e vistorias

As vistorias são parte importante da rotina de um condomínio para garantir que as manutenções estão sendo realizadas corretamente e se há necessidade de correção ou prevenção de falhas. 

Para isso, é fundamental ter controle de todos os serviços que devem ser executados e os devidos prazos. Um software pode ajudar a controlar automaticamente o calendário de manutenções, realizando alertas com 30 ou 60 dias de antecedência. E ainda é possível solicitar orçamentos automáticos com fornecedores e prestadores de serviço, enviar para aprovação do síndico e escolher o melhor para iniciar o trabalho. 

Notificações automatizadas

O envio de comunicados pode ficar muito mais simplificado com um software de automatização. Assim, você programa o envio automático de mensagens para os condôminos, alertas, comunicados, convocações, e muito mais. 

Calendário de Assembleias

O sistema de gestão de condomínio permite que a administradora consiga fazer o controle de todo o cronograma de assembleias de condomínio, visualizando os eventos em formato de calendário ou Kanban e inserir todas as informações importantes, além de adicionar lembretes, observações ou comentários. 

Além disso, também é possível fazer o controle de mandatos, configurando notificações automáticas sobre a realização de assembleia geral para eleição de novo síndico. 

Relatórios

O acompanhamento do andamento do condomínio fica muito mais dinâmico com o uso de um software, permitindo a geração de relatórios de forma muito prática e a visualização de todos os dados em dashboards personalizados. Além de ajudar na tomada mais rápida e assertiva de decisões, isso também ajuda a trazer mais transparência entre administradora, síndico e condôminos. 

Vantagens do sistema de gestão de condomínio

Como você pôde conferir, as funcionalidades de um sistema de gestão de condomínio são voltadas para a inovação, assertividade e otimização de processos. E o impacto do seu uso no dia a dia de uma administradora tende a ser bastante significativo. Veja só algumas das vantagens práticas de sua utilização:

1 – Automação de tarefas

O software ajuda a não sobrecarregar a equipe de administração do condomínio, pois elimina tarefas manuais e repetitivas que tomam muito tempo até serem concluídas. A automação do condomínio garante que todas as áreas continuem funcionando de forma autônoma e sem erros.

2 – Aumento de produtividade

Com a gestão do fluxo de tarefas e a automação de diversos processos, isso ajuda a otimizar o tempo e diminuir os esforços para a execução de tarefas, permitindo que as pessoas consigam focar no que é realmente importante. 

3 – Redução de custos

Com um software capaz de tornar o trabalho mais dinâmico, a administradora de condomínio tende a não precisar de uma equipe tão grande, o que ajuda a reduzir custos sem comprometer a qualidade do atendimento.

4 – Monitoramento de atividades

O gestor consegue monitorar em tempo real o desempenho das ações e estratégias implementadas na gestão dos condomínios, bem como as atividades que estão sendo executadas pelas equipes. A partir disso é possível mantê-las ou repensá-las antes que algum problema aconteça.

5 – Facilidade na tomada de decisão

A plataforma assegura que o gestor tome decisões mais acertadas e em tempo hábil, já que ele não precisa criar relatórios, apenas gerá-los com um clique e analisá-los. Isso beneficia os condomínios administrados no longo prazo, que passam a contar com um serviço administrativo transparente, preciso e isento de falhas.

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