Prestação de contas do condomínio: 3 dicas para fazer na prática

A prestação de contas do condomínio é um dos pilares de uma gestão transparente. Assim como em uma empresa, apresentar os balanços financeiros de determinado período é essencial para que todos saibam o que aconteceu e definir quais serão os próximos passos.

A única diferença em um condomínio é que, nesse caso, o síndico e a administradora estão lidando diretamente com a moradia e qualidade de vida dos condôminos. O que torna ainda mais importante entender como fazer essa apresentação com transparência e assertividade.  

Confira as dicas que separamos para ajudar a fazer a prestação de contas do condomínio com excelência!

Índice

• O que é prestação de contas do condomínio?
• Quem deve realizar a prestação de contas durante a Assembleia Geral Ordinária?
• Como funciona a aprovação das contas no condomínio?
• 3 dicas para fazer a prestação de contas com assertividade

O que é prestação de contas do condomínio?

A prestação de contas do condomínio é composta pelos documentos que comprovam as transações financeiras realizadas pela gestão no período de um ano.

Ela faz parte das funções do síndico, o qual possui o dever de armazenar todas as informações relacionadas às finanças do patrimônio, filtrar os dados mais relevantes e fazer um resumo para apresentar durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO). O síndico deverá, então, justificar os gastos do condomínio em relação ao plano orçamentário aprovado no ano anterior.

Entre os pontos que podem ser destacados durante a prestação de contas para os condôminos, estão:

• relatório de orçamento;
• relatório de receitas;
• relatório de despesas (fixas, variáveis e extras);
• balancete;
• taxas de inadimplência (é preciso tomar cuidado para nunca expor moradores, apenas mostrar o percentual de não pagantes);
• valores destinados ao fundo de reserva do condomínio;
• plano orçamentário do próximo ano.

Quem deve realizar a prestação de contas durante Assembleia Geral Ordinária?

O síndico é o responsável por convocar a Assembleia Geral Ordinária e fazer a prestação de contas do condomínio. Segundo o Artigo 1.348 da Lei nº 10.406 do Código Civil, entre as atribuições do síndico, está estabelecido que ele deve prestar contas em assembleia ao menos uma vez por ano ou quando exigido pelos moradores.

No entanto, é bastante comum que os síndicos contem com a ajuda de administradoras de condomínio para exercer tal função, uma vez que precisam de apoio técnico no momento de organizar e analisar todos os documentos relativos às contas condominiais, além de preparar a apresentação.

A administradora de condomínio, nesse caso, serve como um braço direito para o síndico, prestando auxílio contábil e jurídico e disponibilizando ferramentas para facilitar o trabalho da gestão, como softwares e plataformas que armazenam os dados do condomínio (sem a necessidade de pastas físicas) e geram relatórios do exercício anterior com praticidade.

Como funciona a aprovação das contas no condomínio?

Na prática, em uma prestação de contas, o síndico irá comparar o plano orçamentário – apresentado e aprovado pelos moradores durante assembleia no ano anterior – com as despesas do ano. Ou seja, mostrar se o planejamento foi devidamente cumprido.

Por exemplo, se em 2021 o orçamento anual do condomínio estava previsto para R$ 100 mil, mas os gastos foram superiores aos valores aprovados, o síndico terá que explicar na AGO em 2022 quais foram os impasses que resultaram nisso e apresentar as contas que justifiquem o ocorrido.

A prestação de contas, portanto, é imprescindível para uma gestão transparente, com comunicação dinâmica e eficiente, ajudando a fortalecer a confiança dos moradores em relação à administração do condomínio. Isso porque todos conseguem enxergar com mais clareza as ações em andamento e participar da decisão de como o dinheiro está sendo aplicado.

Vale lembrar também que a prestação de contas deve passar pela aprovação da assembleia. As contas apresentadas pelo síndico podem ser rejeitadas, aprovadas pela maioria, ou aprovadas parcialmente (com ressalvas). Em caso de não aprovação ou de ressalvas, o síndico terá um tempo determinado em convenção para regularizar os dados e submetê-los a uma nova aprovação.

3 dicas para fazer a prestação de contas com assertividade

Como explicamos acima, a prestação de contas requer muita atenção ao ser feita para evitar uma não aprovação devido a erros e inconsistências nos valores apresentados. Sendo assim, é fundamental que os dados pertinentes a ela estejam bem armazenados e protegidos, de modo que a análise possa ser feita sem grandes problemas. 

Além disso, existem alguns passos a serem seguidos que podem garantir mais assertividade no momento de fazer a prestação de contas do condomínio. Confira as dicas que separamos nesse sentido:

1 – Hierarquize as informações

O condômino, em geral, não terá tempo para analisar todos os valores e notas apresentados no detalhe. Ele apenas deseja saber como seu dinheiro foi utilizado e como está a saúde financeira do condomínio.

Dessa forma, uma boa dica para a prestação de contas é separar as informações por nível hierárquico ao apresentá-las de forma mais resumida. Defina o que é mais importante abordar, quais questões vão causar mais dúvidas, os assuntos de maior interesse dos moradores e por aí vai. Mas não esqueça de disponibilizar todos os dados para quem quiser olhar com mais calma.

2 –  Tenha materiais de apoio

Como são muitas as informações a serem incluídas na prestação de contas, convém ter um material de apoio para apresentá-las com mais segurança, organizando o que você precisa falar. Você pode montar uma apresentação visual, trazendo os principais destaques de cada relatório. 

Evite utilizar gráficos de difícil compreensão e tabelas com dados muito complexos. Uma dica é inserir gráficos comparativos de ano a ano, de modo a facilitar a visualização das informações. 

Se preferir, também é possível entregar um material resumido com os principais pontos dos relatórios para os condôminos presentes na reunião.

3 – Utilize uma plataforma de gestão 

Chega de armazenar pilhas e mais pilhas de documentos impressos, criar dezenas de planilhas no Excel e ter que levar tudo isso na hora da prestação de contas. 

Hoje em dia, com um software de gestão de processos é possível armazenar todas as informações relacionadas ao condomínio de forma segura na nuvem, com a vantagem de poder acessá-las de qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, você consegue criar os relatórios referentes a todas as contas do condomínio com facilidade, incluindo todos os dados em tempo real e visualizando o andamento ao longo do ano por meio de dashboards dinâmicos e fáceis de usar.

Por que complicar ainda mais a prestação de contas quando você pode otimizar todo o trabalho com apenas alguns cliques? Leia mais no post do nosso blog e entenda as vantagens de um sistema de gestão de condomínio!