Gráfico de Gantt: o que é e como usar na gestão de projetos
O gráfico de Gantt é um recurso visual muito utilizado para facilitar o processo de gestão de projetos, principalmente para quem precisa acompanhar com mais facilidade e transparência o andamento das tarefas.
Desde a fase de planejamento até a execução das etapas de um projeto, é possível contar com o gráfico de Gantt para manter o time todo em sincronia e garantir aumento na produtividade, o que representa ganhos diversos para sua empresa. E o melhor é que o Gantt pode ser utilizado para controlar diferentes tipos de demandas e é indicado para negócios de todos os nichos.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e confira um conteúdo completo que preparamos sobre o gráfico de Gantt na prática!
- O que é o gráfico de Gantt?
O que é o gráfico de Gantt?
O Gráfico de Gantt, também conhecido como Diagrama de Gantt, é um recurso visual desenvolvido para acompanhar o cronograma de tarefas de um projeto em forma de linha de tempo. Foi criado pelo engenheiro americano Henry Gantt, no começo do século XX, com o objetivo de solucionar os atrasos nas linhas de produção em indústrias e aumentar a produtividade.
Com o tempo, o gráfico de Gantt foi adaptado e percebeu-se a sua utilidade para o gerenciamento de outros tipos de atividades, principalmente quando se precisa visualizar as tarefas em ordem de execução e em formato de cronograma. É por isso que o gráfico de Gantt traz muitas vantagens quando utilizado em demandas como:
- lançamentos de produtos
- linhas de produção
- campanhas de marketing
- projetos de engenharia
- e muito mais!
Como funciona o gráfico de Gantt?
O gráfico possui um formato de linha do tempo que permite identificar todas as tarefas necessárias para a conclusão de um projeto e a duração destas. Este pode ser feito por qualquer pessoa que queira visualizar de uma maneira mais visual o andamento das demandas da equipe e do projeto como um todo.
Em um gráfico de Gantt normalmente se encontram os seguintes elementos:
- Atividades/Tarefas
- Barras de Gantt;
- Escala de tempo;
- Responsáveis;
De forma simplificada, o gráfico possui dois eixos, o vertical e o horizontal. No eixo vertical estão listadas as tarefas, uma abaixo da outra. Já no eixo horizontal temos as escalas de tempo, que marcam o início e o término do projeto. As barras de Gantt são a representação das tarefas e a largura de cada uma delas é a indicação de duração da atividade. Através das barras também é possível visualizar a ordem de execução de cada tarefa.
Quais os benefícios de utilizar o gráfico de Gantt?
Como falamos acima, o gráfico de Gantt traz muito benefícios para a gestão de projetos, principalmente para quem precisa acompanhar as demandas em formato de cronograma e quando as atividades são realizadas por mais de um colaborador. Isso porque o diagrama permite visualizar de forma muito fácil as prioridades, a ordem de execução e os responsáveis por cada etapa.
Pensemos em um exemplo prático, como uma construção de uma casa. Esse é um tipo de projeto que tem diversas etapas e pessoas envolvidas, e que vai passar por atividades como:
- planejamento;
- compra de materiais;
- preparo do terreno;
- construção dos alicerces;
- alvenaria;
- cobertura do telhado;
E depois ainda terão as atividades internas, como: elétrica e hidráulica, pintura, acabamentos e por aí vai.
Este é apenas um exemplo, mas você pode perceber que há uma clara dependência entre as atividades. Não dá para construir os alicerces sem preparar o terreno. No entanto, algumas tarefas podem ser realizadas ao mesmo tempo, como a elétrica e a hidráulica. E é justamente nesse ponto que o gráfico de Gantt pode ajudar a melhorar o seu planejamento.
Trazendo para a realidade do seu negócio, o gráfico de Gantt auxiliará a identificar quais tarefas são prioritárias e qual deve ser a sequência de sua execução, permitindo que o time consiga visualizar o que e quando deve ser feito. Isso ajuda a melhorar a comunicação interna entre o gestor e a equipe, mas também entre os colaboradores, trazendo um maior senso de responsabilidade pelo andamento do projeto e também mais produtividade.
Como fazer o gráfico de Gantt?
A boa notícia é que não existe mistério algum para a elaboração de um gráfico de Gantt. É muito comum que se faça com auxílio de planilhas, o que exige um pouco de familiaridade com essas ferramentas, mas é possível fazê-lo até mesmo usando post-its. E, hoje em dia, já existem softwares de gestão que permitem gerar um gráfico de Gantt de forma muito simples e intuitiva, com apenas alguns cliques.
Independentemente da ferramenta que você escolher para criar o seu diagrama, tenha em mente que ele deve ser visual e acessível para toda a equipe. Abaixo, separamos algumas dicas práticas para você criar o seu agora mesmo:
1. Crie uma lista com as tarefas
O primeiro passo é mapear todas as atividades necessárias para a conclusão do projeto. Nesse momento, o detalhamento é muito importante, portanto, sempre que uma tarefa puder ser desmembrada em atividades menores, faça isso. Esse é um ponto que fará toda a diferença nos próximos passos, quando você for atribuir responsabilidades e priorização.
Lembre-se: as tarefas são listadas uma acima da outra no eixo vertical do seu gráfico de Gantt.
2. Identifique relações entre as atividades
Após criar a lista, você precisará determinar a relação entre cada tarefa, analisando se elas dependem uma da outra. Após essa análise, você poderá identificar quais atividades podem ser concluídas ao mesmo tempo e quais só podem ser realizadas após a conclusão das anteriores.
Isso é fundamental para você conseguir estabelecer prioridade entre as demandas e criar a linha do tempo, ou seja, a ordem de execução das tarefas para que o processo ocorra de forma correta e sem gargalos.
3. Defina prazos para as tarefas
Com as prioridades identificadas, chega o momento de definir prazos para a execução das tarefas, ou seja, em quanto tempo elas deverão ser concluídas. No eixo horizontal do gráfico temos as escalas de tempo, como já falamos, e para cada tarefa você precisará estabelecer uma data de início e de conclusão. São essas as informações que serão usadas para gerar a barra de Gantt e permitir a visualização da duração de cada etapa do projeto.
Mas atenção! Tenha cuidado para não impor prazos pouco realistas, pois isso pode adicionar uma pressão desnecessária na sua equipe e deixar o controle do projeto pouco assertivo.
4. Atribua responsabilidades
Outro ponto muito importante é que você, além de distribuir as tarefas entre os colaboradores, deve atribuir responsáveis por cada uma dessas demandas. E isso deve ser feito até mesmo para atividades que serão realizadas por mais de uma pessoa. Tendo um responsável, você, ou o gestor mais direto, saberá com quem falar caso seja necessário, tornando a comunicação entre o time muito mais fluida.
5. Construa a parte visual
Com todas as informações importantes do projeto definidas, esse momento é para criar a parte visual do seu gráfico de Gantt. Como já explicamos, para essa etapa é possível usar diversos recursos, como planilhas, softwares especializados e até mesmo post-its. O que realmente importa aqui é conseguir organizar as informações de uma forma que todos os envolvidos consigam entender o andamento do projeto e quais são as suas atribuições.
A vantagem de usar um software de gestão, por exemplo, é que você pode inserir as informações de forma simplificada no sistema e ele gerará o diagrama em apenas um clique, sem precisar se preocupar em ficar configurando o gráfico. E ainda é possível se beneficiar das automações para acompanhamento de prazos, notificar responsáveis e muito mais sem precisar de esforços manuais.
Se ficou com vontade de saber mais, confira o nosso artigo sobre ferramentas de gestão de tarefas e conheça um pouco sobre as muitas possibilidades que elas podem oferecer para o seu negócio!
