Gestão de processos: o que é, como funciona e quais as vantagens
A gestão de processos é uma prática cada vez mais utilizada por empresas que buscam garantir a qualidade de suas entregas.
Também conhecida como BPM (Business Process Management), a gestão de processos tende a aumentar o índice de satisfação dos clientes em até 30%, se tornando uma importante ferramenta a ser adicionada em qualquer negócio.
Através dela, é possível otimizar processos internos, aumentar a eficiência e a padronização dos produtos ou serviços oferecidos, além de reduzir custos e minimizar erros.
Que tal explorarmos juntos os benefícios da gestão de processos? Neste texto vamos explicar do que se trata, como funciona e os principais benefícios da Gestão de Processos na rotina.
Sumário
O que é BPM e o que ele avalia?
O BPM (Business Process Management) é uma metodologia de gestão de processos que visa melhorar a eficiência operacional das empresas.
Ele consiste na identificação, análise e otimização dos processos de negócios de uma organização. O objetivo é aumentar a eficiência dos processos, tornando-os mais alinhados aos propósitos estratégicos estabelecidos pelo direcionamento da empresa ou do produto/serviço.
A gestão de processos avalia toda a técnica do negócio, desde o momento em que o cliente solicita uma demanda até a entrega do produto final, seja ele físico ou através da prestação de serviços.
Ele analisa todos os sistemas envolvidos, identifica gargalos e oportunidades de melhoria, e estabelece indicadores de desempenho para monitorar o sucesso do regime.
Qual a importância da gestão de processos para as organizações?
A gestão de processos permite que as organizações, sejam elas pequenas ou grandes, simplificadas ou complexas, identifiquem os pontos de melhoria em suas operações, eliminando atividades desnecessárias, reduzindo custos, aumentando a produtividade e garantindo a qualidade do serviço.
Além disso, a gestão de processos de negócio também ajuda a empresa a alinhar suas atividades aos seus objetivos estratégicos, garantindo que todas as ações estejam direcionadas da forma correta.
Quais as vantagens do BPM?
• Redução de custos: pode-se identificar gargalos e pontos de desperdício, possibilitando a implementação de medidas para reduzir os custos operacionais da empresa.
• Aumento da produtividade: ao otimizar os fluxos de trabalho, elimina-se atividades desnecessárias, podendo produzir mais com menos recursos.
• Melhoria da qualidade do serviço: com a padronização dos procedimentos, é possível garantir que todas as etapas sejam realizadas de forma consistente e com qualidade.
• Maior alinhamento com os objetivos estratégicos: a gestão de processos também auxilia a empresa a identificar quais são os recursos mais críticos, permitindo que eles sejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização.
• Maior satisfação de clientes e da equipe: a padronização e a previsibilidade, além do maior alinhamento, permite que as entregas sejam assertivas, que a equipe bata metas e que o cliente receba uma prestação de serviços ou produtos adequados à expectativa, aumentando a satisfação com a empresa.
Como usar BPM?
Mapeie seus processos
O primeiro passo para a implementação da gestão de projetos é mapear todos os procedimentos que a empresa realiza.
Isso inclui desde as atividades mais simples até as mais complexas, garantindo que tudo seja documentado e padronizado.
Identifique oportunidades de melhoria
Após o mapeamento, busque a eliminação de atividades desnecessárias, a redução de tempos de espera e o aumento da eficiência operacional.
Crie fluxos de trabalho
Com base no mapeamento dos segmentos e na identificação de oportunidades de melhoria, é possível criar fluxos de trabalho personalizados para cada equipe.
Dessa maneira é possível garantir que todas as etapas do procedimento sejam realizadas de maneira mais otimizada.
Utilize ferramentas tecnológicas
É importante utilizar ferramentas que permitam a criação e o monitoramento dos fluxos de trabalho.
Existem diversas opções no mercado, como o Abas Online, que auxiliam na personalização dos fluxos de trabalho de acordo com as necessidades da empresa.
Quais as 6 fases do ciclo BPM?
1. Modelagem
Na fase de modelagem, os regimes da empresa são analisados e documentados, criando um mapa visual do fluxo de trabalho.
Isso permite entender como as atividades estão interconectadas e como o processo pode ser melhorado.
2. Análise
Os recursos mapeados são analisados em busca de oportunidades de melhoria e identificação de gargalos.
É crucial coletar dados e métricas para avaliar a eficiência do processo e a qualidade do resultado final.
3. Desenho
Aqui, o desenvolvimento é redesenhado com base nas informações coletadas na fase anterior. Isso inclui a eliminação de atividades desnecessárias, a redução de tempos de espera e a criação de um fluxo de trabalho mais eficiente e eficaz.
4. Implementação
A nova metodologia é implantada na empresa. É válido treinar a equipe e garantir que todos estejam cientes das mudanças realizadas. Além disso, deve-se monitorar o processo para avaliar a efetividade do novo modelo.
5. Monitoramento
Na fase de monitoramento, a ordem é constantemente avaliada e monitorada para garantir que esteja funcionando de forma eficiente e eficaz. São coletados dados e métricas para avaliar a eficiência e a qualidade do processo.
6. Melhoria
Com a melhoria, as informações coletadas na fase anterior são analisadas e usadas para ajustar e otimizar o procedimento. Possibilitando que o processo seja constantemente melhorado, garantindo a eficiência e a eficácia do fluxo de trabalho.
Conclusão
A gestão de processos de negócio ampara as organizações a identificarem os pontos de melhoria em suas operações, além de padronizar, permite a otimização das entregas.
As vantagens do BPM incluem:
• redução de custos;
• aumento da produtividade;
• melhoria da qualidade do serviço;
• maior alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
Se você se interessou pela gestão de projetos, certamente vai gostar deste texto também: Gráfico de Gantt: o que é e como usar na gestão de projetos.
