Gestão de condomínios: como usar a tecnologia para otimizá-la

A gestão de condomínios passou por mudanças significativas nos últimos anos e hoje tem a tecnologia como aliada! Leia o conteúdo e descubra como utilizar esse recurso para potencializar seus resultados.

O síndico tem a complexa missão de gerir o condomínio e levar adiante os interesses de seus moradores. Tudo isso, claro, considerando a realidade do patrimônio e suas possibilidades.

É um princípio básico da gestão empresarial: como o maior representante legal do edifício, o gestor precisa mapear os pontos fracos, corrigi-los e identificar oportunidades a partir disso.

É aí que entra a implementação de melhorias significativas na vida dos moradores, colaboradores e frequentadores do condomínio, como o uso da tecnologia na gestão condominial!

Mas como utilizá-la e quais são seus benefícios? Continue a leitura e confira!

• O que é gestão de condomínio
• Tipos de gestão de condomínio
• Quais os principais pilares da gestão de condomínios
• Como usar a tecnologia para alavancar a sua gestão condominial

O que é gestão de condomínios?

A gestão de condomínios é uma atividade realizada pelo síndico eleito em Assembleia Geral Ordinária (AGO), que tem o dever de:

• I – convocar a assembleia dos condôminos;

• II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

• III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

• IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

• V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

• VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

• VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

• VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

• IX – realizar o seguro da edificação.

Todas essas práticas relacionadas à gestão estão listadas no Art. 1.348 do Código Civil, que define as competências do síndico.

Tipos de gestão em condomínio

Existem diferentes formas de gerir um condomínio e todas elas têm o seu grau de eficiência. Veja abaixo quais são as principais:

Autogestão

Nos condomínios que optam pela autogestão, os próprios moradores são responsáveis por tratar assuntos contábeis, jurídicos e judiciais.

Nesse caso, um condômino é eleito síndico durante assembleia geral ordinária (AGO) e responde legalmente pelas decisões votadas.

Autogestão assistida

Segue o mesmo princípio da autogestão, com a diferença de que o síndico morador conta com o apoio de outros profissionais e divide as responsabilidades.

Por exemplo, o síndico eleito fica responsável por tratar de temas jurídicos, enquanto outra pessoa cuida da contabilidade e afins.

Gestão com síndico profissional

Os moradores podem votar em reunião a contratação de um síndico profissional para o condomínio.

Nesse caso, é contratada uma empresa especializada no assunto ou algum autônomo que recebe um salário mensal pelo seu serviço. Ele não é morador, mas sim funcionário do condomínio.

Gestão com administradora

A administradora é contratada para apoiar o síndico e tornar as tomadas de decisão mais acertadas.

Essa empresa tem a incumbência de resolver todas as questões administrativas do condomínio e reportar ao síndico eleito.

Os pilares da gestão de condomínios

A gestão condominial é bem próxima da empresarial e por isso conta com pilares para ser desenvolvida com maestria.

Vale dizer que cada condomínio possui suas especificações e automaticamente necessidades diferentes, mas existem “atividades base” para a administração demonstrar eficiência. Algumas são:

• gestão de pessoas: o síndico tem o papel de mediar conflitos, proteger os interesses de moradores e engajar os colaboradores a fim de garantir um ambiente de trabalho produtivo e saudável;

• administração e alocação de recursos: o responsável pela gestão deve trabalhar com planos orçamentários realistas e que sejam flexíveis para a resolução de eventuais imprevistos. Outro ponto é que o dinheiro dos condôminos precisa ser aplicado para favorecer o patrimônio e consequentemente proporcionar maior  qualidade de vida dentro dele;

• ordem interna: o gestor tem a tarefa de manter a harmonia nas dependências do condomínio. Para isso, a convenção tem que ser seguida visando uma administração transparente, bem como o Código Civil e o regimento interno para definir os comportamentos aceitáveis;

• otimização de processos: otimizá-los significa tornar o condomínio inteligente, mais fácil de ser gerido e com menos custos operacionais;

• manutenção predial: as manutenções preventivas, preditivas e corretivas devem ser realizadas em tempo hábil com o objetivo de preservar a saúde da estrutura e de seus moradores;

• prestação de contas: transparência é algo essencial para uma boa gestão. Convém ao cargo de síndico apresentar aos moradores todas as transações financeiras incluindo gastos ordinários e extraordinários.

Como usar a tecnologia para otimizar a gestão condominial

A tecnologia é uma realidade e veio para somar com a gestão em diferentes segmentos, e no ramo condominial não haveria de ser diferente.

A integração de dados é uma tendência global, pois facilita o acesso a eles e aumenta os acertos das tomadas de decisão, facilitando a organização e análise sobre os pontos importantes.

As planilhas, por exemplo, a cada dia que passam entram mais em desuso. Não que sejam ineficientes, mas é que essa é uma maneira arcaica e pouco intuitiva de armazenar informações. Nesse caso, o melhor é contar com ferramentas de gestão mais atuais, como um software gerencial.

Principais funcionalidades de um software de gestão condominial

Softwares de gestão integram todos os dados relativos ao condomínio, ajudam na gestão de tempo, tarefas e otimizam processos visando maior exatidão e velocidade de execução.

Com isso, você transforma controles manuais de qualquer setor do condomínio em processos automatizados e dinâmicos. 

Outro ponto a ser ressaltado é que softwares modernos são flexíveis e permitem a personalização de acordo com sua necessidade. Dessa forma, você pode adaptar a ferramenta e torná-la ainda mais perfeita para a sua gestão com os reajustes dos principais fluxos de trabalho.

A ferramenta torna o condomínio mais inteligente e intuitivo por meio da automação de tarefas, incluindo a organização de assembleias e disparos pré-programados de convocações para elas. Isso garante uma comunicação eficiente e engaja os moradores.

Está pronto para dar um upgrade na sua gestão condominial? Conheça a ferramenta Abas Online e aumente a eficiência administrativa do seu condomínio!