Checklists: Como usar a seu favor no controle de tarefas

É normal se sentir sobrecarregado(a) e ter dificuldades de manter muitas tarefas organizadas e em ordem. Mas, é possível reduzir esses acontecimentos usando as ferramentas corretas, sendo a checklist uma das principais. 

Por isso, acompanhe neste texto tudo sobre as checklists, as melhores estratégias para utilizá-las e otimizar seu gerenciamento de tarefas! Entenda abaixo.

O que são checklists?

Checklists são listas de verificação que contêm os passos ou itens necessários para realizar uma determinada tarefa ou processo. 

Desse modo, elas servem como um guia ou um lembrete para não esquecermos de nada importante. Por exemplo, uma checklist para viajar pode conter itens como: 

• Passaporte;
• Passagem;
• Mala;
• Dinheiro.

Para que servem checklists?

Checklists servem para diversas finalidades no nosso controle de tarefas. Algumas delas são:

• Aumentar a qualidade do trabalho;
• Padronizar processos, garantindo que todos sigam as mesmas etapas ou critérios;
• Economizar tempo;
• Facilitar a comunicação;
• Motivar a equipe, dando uma sensação de progresso e realização.

Quais são os benefícios de usar checklists?

Usar checklists pode trazer vários benefícios para o seu controle de tarefas:

• Melhorar o foco, ajudando a eliminar distrações ou interrupções;
• Aumentar a confiança e reduzir a ansiedade ou o estresse;
• Ampliar a criatividade, liberando espaço mental para novas ideias ou soluções;
• Aperfeiçoar o aprendizado, facilitando a revisão ou o feedback;
• Potencializar os resultados.

Tipos de checklists

Checklists de planejamento

Servem para definir as etapas ou os recursos necessários para executar um projeto ou uma atividade. Por exemplo, uma checklist para organizar a manutenção de um condomínio pode ter itens como: 

• Definir o orçamento;
• Dia;
• Quais áreas;
• Quando alertar os moradores.

Checklists de execução

O foco aqui é acompanhar o andamento ou a conclusão de uma tarefa ou um processo. Dessa forma, uma checklist de uma reunião pode conter passos como:

• Enviar o convite;
• Preparar a pauta;
• Conduzir a discussão;
• Registrar as decisões.

Checklists de verificação

Seu objetivo é avaliar a qualidade ou a conformidade de um produto ou um serviço. Ademais, ela pode ser feita de algumas formas, como para revisar um texto verificando a:

• Ortografia;
• Gramática;
• Coerência;
• Dados mencionados.

Checklists de manutenção

Parecida com a checklist de verificação, essa opção busca prevenir ou corrigir problemas em um equipamento ou um sistema. Por exemplo, caso o foco seja realizar a manutenção de um veículo, podemos mencionar:

• Troca do óleo,
• Calibragem dos pneus; 
• Verificação dos freios;
• Alinhamento e balanceamento.

Como fazer checklists de maneira adequada?

Para fazer checklists de maneira adequada, é preciso seguir algumas boas práticas:

• Definir o objetivo: qual é o propósito ou a finalidade da checklist? O que se espera alcançar com ela?
• Fazer a identificação: quais são os passos ou os elementos que compõem a checklist? Eles estão em ordem lógica e cronológica?
• Formular os itens: como cada item da checklist será escrito? Eles estão claros e concisos? Eles são específicos e mensuráveis?
• Testar e revisar o checklist: a checklist funciona como o esperado? Ela cumpre o seu objetivo? Ela precisa de algum ajuste ou melhoria?

Então, uma forma de facilitar a criação e o uso de checklists é utilizar um software como o Abas Online, que permite criar templates de checklists personalizados para cada tipo de tarefa ou processo. 

Assim, você não precisa começar do zero a cada vez que precisar de uma checklist, e pode aproveitar os modelos já existentes. 

Além disso, o Abas permite integrar as checklists com outras funcionalidades, como:

• Calendário;
• Lembretes;
• Notificações;
• Relatórios.

Dessa forma, você não perde nenhum prazo ou tarefa, e pode acompanhar o seu desempenho e o da sua equipe.

Conclusão

Checklists são ferramentas para otimizar o seu controle de tarefas. Nesse sentido, elas podem ajudar você a organizar o seu trabalho, evitar erros ou falhas, economizar tempo, melhorar a comunicação, motivar a equipe e potencializar os resultados. 

Por outro lado, existem vários tipos de checklists que podem ser usados para diferentes finalidades, como:

• Planejamento;
• Execução;
• Verificação;
• Manutenção. 

Logo, para fazer checklists de maneira adequada, é preciso seguir algumas boas práticas, como definir o objetivo, identificar os itens, formular os itens e testar e revisar no final.

Caso você queira facilitar a criação e o uso de checklists e otimizar o tempo de seus colaboradores, faça um teste grátis no Abas Online, crie templates de checklists personalizados e aproveite sua integração com outras funcionalidades.