Automatização de processos: entenda o que é e quais são suas vantagens

A automatização de processos é um caminho para tornar o trabalho mais rápido e assertivo! Leia este conteúdo e saiba quais são as vantagens dela para a gestão da sua empresa.

No mercado atual, ter uma organização de sucesso requer a desburocratização e o gerenciamento dos processos internos, independente do setor de atuação. Para que isso aconteça, é fundamental conseguir mapear esses processos e revisá-los com o intuito de retirar os excessos disfarçados de regras, normas ou algo do tipo.

Após essa revisão, o desafio é tornar os processos auto gerenciáveis e garantir que a equipe tenha mais autonomia e seu tempo alocado em atividades que gerem resultados, aumentando assim a produtividade.

E para isso, a automação de tarefas é o segredo para levar sua empresa mais longe! Mas, do que se trata realmente essa metodologia e quais são os benefícios práticos dela? Continue lendo este artigo e descubra!

• O que é automatização de processos
• Quais os benefícios de automatizar processos
• Quais processos podem ser automatizados
• Passo a passo para implementar a automatização de processos

O que é automatização de processos?

A automatização de processos é, em resumo, a substituição de atividades manuais por trabalhos feitos através de fluxos automatizados. Ela pode ser usada em diferentes segmentos e setores de uma empresa e torna o trabalho mais prático e ágil, além de reduzir a possibilidade de um erro humano.

O formato e a necessidade de automação podem variar de acordo com a realidade da empresa, seus processos internos e a área em que ela atua. Mas todas as organizações se beneficiam ao automatizar parte de seus processos.

Quais os benefícios de automatizar processos?

A automatização de processos traz diversos benefícios para as organizações. E quem consegue implementá-la abre caminho para um ambiente mais ágil, tecnológico e livre de burocracias em sua rotina.

Mas, para que esses benefícios sejam de fato uma realidade dentro da empresa, é preciso certificar-se que a implantação desses processos seja realizada dentro da necessidade e da cultura de cada organização. E não sem antes fazer a revisão de todos os processos atuais, como já foi falado anteriormente.

Por exemplo, uma área de vendas que deseja programar envio de e-mails automatizados para seus leads e prospects, deve verificar se uma mensagem padrão faz sentido para seus clientes potenciais e o tipo de produto vendido ou se é necessária uma maior personalização e individualização dos conteúdos das mensagens.

A estratégia do negócio deve estar intimamente ligada aos processos que serão automatizados.

Com isso, podemos destacar os seguintes benefícios que você terá com a automatização de processos:

1 – Redução de custos

Processos burocráticos e com muitas etapas manuais precisam de uma equipe maior. Automatizar processos possibilita a redução da mão de obra e a necessidade de treinamentos internos. Além disso, há também redução dos erros que, inevitavelmente, acarretam em custos para a organização. 

Desta forma, ao automatizar processos a organização consegue manter e, em casos de maior impacto, reduzir o planejamento orçamentário.

2 – Gestão eficiente

Com a automatização, o gestor e sua equipe passam a focar em resultados e atividades estratégicas e não em garantir o cumprimento das atividades, uma vez que estas já estão configuradas e serão executadas como planejado.

Além disso, se tem uma melhoria na tomada de decisão, já que os relatórios mostram resultados mais fidedignos das atividades que foram automatizadas.

A equipe ganha mais autonomia em suas atividades e o gestor maior foco no desenvolvimento de pessoas e na gestão de dados e estratégias.

3 – Agilidade

A automação de processos garante que eles sejam executados de maneira rápida, sem falhas e de forma padronizada. A atividade continua sendo executada independentemente da falta de um funcionário ou qualquer situação atípica em um dia de trabalho.

Outro ponto importante, é a agilidade na identificação de erros de processos e correção de rotas. Uma vez que a equipe ganha mais tempo para análise e definição de estratégias.

4 – Aumento de produtividade

Aumento de produtividade no trabalho tem sido um dos assuntos mais falados quando o tema é gestão organizacional e a automação é um dos caminhos para se buscar a melhoria deste indicador!

Isso porque com a otimização de processos e a diminuição do trabalho manual, tudo é concluído de maneira muito mais rápida que o convencional e a equipe consegue empreender seus esforços em mais tarefas.

Quais processos podem ser automatizados?

Em uma organização, são vários os processos que podem ser automatizados e que irão desburocratizar o dia a dia da empresa. Seguem alguns exemplos:

• Disparo de e-mails para clientes;

• Cobrança;

• Confirmação de pagamentos e baixa de boletos;

• Gestão de demandas;

•  Suporte de TI;

• Controle de férias;

• Controle de compras;

• Geração de relatórios, etc.

Esses são só alguns dos processos que uma organização pode automatizar. O ideal é que a automatização seja feita inicialmente por processos extremamente rotineiros e repetitivos. Cada empresa deve identificar o custo benefício e fazer a priorização de processos que devem passar por essa mudança, de acordo com a sua realidade e cultura.

Passo a passo para implementar a automatização de processos

Bom, você já conferiu o que é automação de processos, quais são seus benefícios e o que ela pode otimizar no dia a dia favorecendo a gestão. Mas quando o assunto é sua implementação, quais são as especificações a serem seguidas?

Veja abaixo o passo a passo!

1 – Entenda suas necessidades

O primeiro passo e mais importante é saber exatamente qual é a solução que sua empresa precisa para aquele momento e se ela será útil também no médio e longo prazo.

Essa avaliação irá mostrar os processos que podem de fato ser automatizados e como eles irão impactar positivamente. A partir daí as soluções viáveis começarão a aparecer naturalmente.

2 – Mapeie os processos atuais

Após saber quais são as necessidades do seu negócio, faça o mapeamento de todos os processos atuais da sua empresa e os compreenda a fim de definir quais deles podem ser automatizados.

A ideia aqui é pensar em meios para facilitá-los mediante automação de modo que o fluxo de trabalho seja favorecido. Na prática, o que der para reduzir processualmente falando, reduza.

3 – Selecione as melhores soluções

Pense assim: você já sabe do que precisa, certificou-se de quais processos podem ser automatizados e agora está na hora de ir para a parte prática, no caso escolher ferramentas de gestão de tarefas.

Comece a pensar nas melhores soluções para suas necessidades e como elas irão ajudar a acelerar os processos mapeados.

4 – Contrate um sistema de gestão

Um sistema de gestão ajuda não só a automatizar tarefas como garante que a sua empresa tenha uma gestão eficiente, tecnológica, segura e extremamente ágil.

Outro ponto marcante do software é que ele facilita as tomadas de decisão, uma vez que integra diferentes áreas da empresa dentro da plataforma e entrega ao gestor uma visão detalhada sobre o que interessa. Além disso, oferece os seguintes benefícios:

• redução de falhas técnicas;
• relatórios detalhados;
• aceleração de atividades;
• diminuição de retrabalho;
• correção de processos.

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