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Gestão de processos: o que é, como funciona e quais as vantagens

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A gestão de processos é uma prática cada vez mais utilizada por empresas  que buscam garantir a qualidade de suas entregas.

Também conhecida como BPM (Business Process Management), a gestão de processos tende a aumentar o índice de satisfação dos clientes em até 30%, se tornando uma importante ferramenta a ser adicionada em qualquer negócio.

Através dela, é possível otimizar processos internos, aumentar a eficiência e a padronização dos produtos ou serviços oferecidos, além de reduzir custos e minimizar erros.

Que tal explorarmos juntos os benefícios da gestão de processos? Neste texto vamos explicar do que se trata, como funciona e os principais benefícios da Gestão de Processos na rotina.

O que é BPM e o que ele avalia?

O BPM (Business Process Management) é uma metodologia de gestão de processos que visa melhorar a eficiência operacional das empresas.

Ele consiste na identificação, análise e otimização dos processos de negócios de uma organização. O objetivo é aumentar a eficiência dos processos, tornando-os mais alinhados aos propósitos estratégicos estabelecidos pelo direcionamento da empresa ou do produto/serviço.

A gestão de processos avalia toda a técnica do negócio, desde o momento em que o cliente solicita uma demanda até a entrega do produto final, seja ele físico ou através da prestação de serviços.

Ele analisa todos os sistemas envolvidos, identifica gargalos e oportunidades de melhoria, e estabelece indicadores de desempenho para monitorar o sucesso do regime.

Qual a importância da gestão de processos para as organizações?

A gestão de processos permite que as organizações, sejam elas pequenas ou grandes, simplificadas ou complexas, identifiquem os pontos de melhoria em suas operações, eliminando atividades desnecessárias, reduzindo custos, aumentando a produtividade e garantindo a qualidade do serviço.

Além disso, a gestão de processos de negócio também ajuda a empresa a alinhar suas atividades aos seus objetivos estratégicos, garantindo que todas as ações estejam direcionadas da forma correta.

Quais as vantagens do BPM?

Redução de custos: pode-se identificar gargalos e pontos de desperdício, possibilitando a implementação de medidas para reduzir os custos operacionais da empresa.

Aumento da produtividade: ao otimizar os fluxos de trabalho, elimina-se atividades desnecessárias, podendo produzir mais com menos recursos.

Melhoria da qualidade do serviço: com a padronização dos procedimentos, é possível garantir que todas as etapas sejam realizadas de forma consistente e com qualidade.

Maior alinhamento com os objetivos estratégicos: a gestão de processos também auxilia a empresa a identificar quais são os recursos mais críticos, permitindo que eles sejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização.

Maior satisfação de clientes e da equipe: a padronização e a previsibilidade, além do maior alinhamento, permite que as entregas sejam assertivas, que a equipe bata metas e que o cliente receba uma prestação de serviços ou produtos adequados à expectativa, aumentando a satisfação com a empresa.

Como usar BPM?

Mapeie seus processos

O primeiro passo para a implementação da gestão de projetos é mapear todos os procedimentos que a empresa realiza.

Isso inclui desde as atividades mais simples até as mais complexas, garantindo que tudo seja documentado e padronizado.

Identifique oportunidades de melhoria

Após o mapeamento, busque a eliminação de atividades desnecessárias, a redução de tempos de espera e o aumento da eficiência operacional.

Crie fluxos de trabalho

Com base no mapeamento dos segmentos e na identificação de oportunidades de melhoria, é possível criar fluxos de trabalho personalizados para cada equipe.

Dessa maneira é possível garantir que todas as etapas do procedimento sejam realizadas de maneira mais otimizada.

Utilize ferramentas tecnológicas

É importante utilizar ferramentas que permitam a criação e o monitoramento dos fluxos de trabalho.

Existem diversas opções no mercado, como o Abas Online, que auxiliam na personalização dos fluxos de trabalho de acordo com as necessidades da empresa.

Quais as 6 fases do ciclo BPM?

1. Modelagem

Na fase de modelagem, os regimes da empresa são analisados e documentados, criando um mapa visual do fluxo de trabalho.

Isso permite entender como as atividades estão interconectadas e como o processo pode ser melhorado.

2. Análise

Os recursos mapeados são analisados em busca de oportunidades de melhoria e identificação de gargalos.

É crucial coletar dados e métricas para avaliar a eficiência do processo e a qualidade do resultado final.

3. Desenho

Aqui, o desenvolvimento é redesenhado com base nas informações coletadas na fase anterior. Isso inclui a eliminação de atividades desnecessárias, a redução de tempos de espera e a criação de um fluxo de trabalho mais eficiente e eficaz.

4. Implementação

A nova metodologia é implantada na empresa. É válido treinar a equipe e garantir que todos estejam cientes das mudanças realizadas. Além disso, deve-se monitorar o processo para avaliar a efetividade do novo modelo.

5. Monitoramento

Na fase de monitoramento, a ordem é constantemente avaliada e monitorada para garantir que esteja funcionando de forma eficiente e eficaz. São coletados dados e métricas para avaliar a eficiência e a qualidade do processo.

6. Melhoria

Com a melhoria, as informações coletadas na fase anterior são analisadas e usadas para ajustar e otimizar o procedimento. Possibilitando que o processo seja constantemente melhorado, garantindo a eficiência e a eficácia do fluxo de trabalho.

Conclusão

A gestão de processos de negócio ampara as organizações a identificarem os pontos de melhoria em suas operações, além de padronizar, permite a otimização das entregas.

As vantagens do BPM incluem:

• redução de custos;

• aumento da produtividade;

• melhoria da qualidade do serviço;

• maior alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.

Se você se interessou pela gestão de projetos, certamente vai gostar deste texto também: Gráfico de Gantt: o que é e como usar na gestão de projetos.

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Letícia Azevedo
Advogada da Group Software

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