Automação de fluxos de trabalho para Administradora de condomínios: menos rotinas manuais e mais produtividade
Não há como subestimar as vantagens de um bom fluxo de trabalho, não é mesmo? Agilidade e assertividade nos serviços, além de ter mais controle do que é produzido, são aliados valiosos da gestão de tarefas e processos.
Na prática, realizar um trabalho ágil e correto é um dos maiores desafios não apenas para as administradoras de condomínios, como também para negócios de todas as áreas. Os esforços, porém, valem a pena: a automatização contribui diretamente para um maior embasamento na tomada de decisões dos administradores e colabora para uma rotina mais eficiente.
Para ajudar a montar um fluxo de trabalho de sucesso na sua administradora de condomínios, montamos um guia completo sobre a automação. Tome nota!
Neste post você vai conferir:
- O que é o fluxo de trabalho?
Vamos começar alinhando um conceito básico:
Afinal, o que é fluxo de trabalho?
De forma geral, o fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é uma sistemática que busca mapear os processos de uma empresa e organizar as tarefas necessárias para cumprir os objetivos (sejam eles do setor ou do negócio como um todo).
O principal objetivo é trazer mais fluidez para as rotinas diárias, delimitando um passo a passo (caminho a ser seguido) claro e conciso para todos os colaboradores. O workflow, então, é imprescindível para auxiliar no processo de designação de tarefas, organização de demandas e para garantir que a empresa seja produtiva.
O fluxo de trabalho é algo muito próprio de cada empresa e até mesmo de cada setor dentro de uma mesma organização, uma vez que deve refletir as rotinas necessárias para o cumprimento das metas. Por isso, é essencial que seja realizada uma documentação do fluxo, após mapeá-lo, para que todos possam ter uma visão geral das responsabilidades e prioridades.
E é nesse aspecto que se tem um grande ganho ao investir em softwares de automatização de processos, que permitem fazer tudo isso de forma intuitiva, com rapidez e assertividade, como vamos explicar abaixo.
Principais benefícios da automação de fluxo de trabalho para Administradoras de Condomínios
Gerenciar um condomínio não é uma tarefa fácil. Cuidar da saúde financeira e segurança do patrimônio, fazer a gestão entre síndicos e condôminos, prestar assessoria jurídica e gerenciar funcionários são apenas algumas das atividades rotineiras de uma Administradora de Condomínios. Portanto, ter um controle dessas demandas e organizar um fluxo de trabalho eficiente é primordial.
A automatização desses processos por meio de um software especializado ajuda a otimizar e eliminar alguns processos manuais, como por exemplo o uso de planilhas e até mesmo o envio de e-mails que podem ser disparados pela própria plataforma. O software também ajuda a lembrar prazos, estabelecer demandas para a equipe e gerar dados sobre o cumprimento das atividades.
Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho automatizado, chegou a hora de ver na prática alguns benefícios de adotá-lo na sua administradora:
1 – Controle de manutenções obrigatórias e preventivas
Com a automação de processos, você nunca mais vai precisar se preocupar em criar diversas planilhas para controlar os prazos de manutenções de caixa d’água, AVCB, para-raio, limpeza de caixa de gordura, entre outros, dos diversos condomínios que você administra.
No software, você pode criar alertas automáticos por e-mail sempre que um serviço estiver próximo do vencimento. E o melhor: são controlados não somente os vencimentos, mas também o status de execução das manutenções, atribuindo os fornecedores, valores e notas fiscais/laudos dos serviços executados.
2 – Solicitações de orçamentos automáticos
Se você mesmo ou um funcionário é o principal responsável por solicitar e administrar orçamentos, já parou para pensar quanto dinheiro você está perdendo ao investir horas de trabalho para executar algo que um software inteligente pode fazer? Aloque seus recursos onde eles são mais necessários e deixe a automação fazer o resto por você!
Na plataforma é possível cadastrar uma base de fornecedores que prestam serviços para sua administradora. Assim, sempre que um serviço estiver próximo da data de vencimento ou um produto acabando, o software enviará um e-mail automático com pedido de orçamento para esses prestadores. Se for necessário, é possível inserir os três principais orçamentos e enviar aos responsáveis pelo condomínio para aprovação. Tudo feito de maneira automática e eficiente!
3 – Gestão de tarefas, solicitações e demandas
A plataforma de automação também permite que você tenha um controle maior sobre a gestão das tarefas dos colaboradores e demandas que devem ser concluídas dentro do prazo. Assim, você conseguirá acompanhar em tempo real o status das solicitações e demandas, garantir que os prazos sejam cumpridos e identificar possíveis gargalos, garantindo que sua equipe seja muito mais eficiente e produtiva.
4 – Prazos de entregas para as assembléias
Sabemos que na rotina das assembleias dos condomínios organizar todos os documentos para apresentar na reunião nem sempre é fácil, não é mesmo? Com o software é possível gerenciar os prazos de vencimento dos mandatos de síndicos, por exemplo, gerando alertas por e-mail quando necessário.
Além disso, a partir da data de realização de uma assembleia, você pode configurar a plataforma para gerar lembretes de prazos para elaboração de edital, publicação de edital pelo site, envio do edital impresso aos condomínios, envio do edital via correios, etc. O software também consegue monitorar as etapas da ata, se foi digitalizada ou publicada no site, entre outras rotinas que vão facilitar muito o seu trabalho!
Como automatizar a gestão do workflow de forma eficiente?
Para garantir que sua Administradora de Condomínios seja mais lucrativa, o investimento em automatização pode ser essencial. Tenha em mente que o uso de planilhas convencionais e o lançamento manual de dados estão propensos à falha humana, tais como esquecimento de realização de um serviço, erro de demanda e confusão entre dados de diferentes categorias. Além disso, formatos mais antigos de controle de trabalho tomam muito mais tempo e esforços da equipe.
Nesse sentido, não hesite em contar com o apoio de uma plataforma de gestão de fluxos que conheça as rotinas de trabalho de uma Administradora de Condomínio e consiga personalizar o serviço de acordo com as suas necessidades, como o Abas Online.
Centralizando as informações importantes em um único sistema, de forma automatizada, você terá cada vez menos rotinas manuais e mais produtividade. Além disso, realizará lançamentos automáticos das operações, permitindo que o fluxo de trabalho seja feito de forma rápida, precisa e confiável.
Nossas soluções tecnológicas ajudam Administradoras de Condomínios e empresas de diversos segmentos a automatizar seus processos para se tornarem mais eficientes, atuando de maneira otimizada e entregando a melhor experiência ao cliente.
Agora que você já sabe que a melhor opção para o fluxo de trabalho é investir em ferramentas para alavancar e automatizar sua gestão de tarefas, que tal conhecer mais sobre uma boa opção de plataforma? Veja 4 motivos para começar a utilizar o Abas Online e automatizar o fluxo de trabalho para sua administradoras.
