Gestão de terceiros: 7 fatos que você precisa saber
Obter terceiros para prestar serviços é uma operação bem comum nas empresas hoje em dia.
Mas, como tudo tem seus pontos positivos e negativos, é importante estar ciente dos mesmos e se atentar à gestão dessa equipe de prestadores de serviço.
Assim, no artigo de hoje, nós vamos trazer o que é a gestão de terceiros, como fazê-la e 7 fatos que você precisa saber para otimizar a sua.
O que é gestão de terceiros?
Gestão de terceiros é a coordenação de atividades e processos que envolvem prestadores de serviço terceirizados.
O acompanhamento desses trâmites é fundamental para garantir que eles ocorram adequadamente e com efetividade.
Geralmente, o intuito de terceirizar é economizar recursos de uma empresa, uma vez que, ao delegar serviços, não necessita de gastos com treinamento para a realização de tarefas específicas e diminui também os valores relacionados aos custos trabalhistas da CLT.
Uma boa gestão de terceiros reduz os riscos que envolvem essa delegação e garante que tudo ocorra da melhor maneira possível.
Como fazer a gestão de terceiros?
Para fazer a gestão da equipe terceirizada, é necessário identificar, organizar, analisar riscos, acompanhar o processo, analisar os pontos de melhoria e aprimorá-los.
Identificar
Primeiramente, para gerir terceiros, é essencial identificar quais são as tarefas que necessitarão dos prestadores de serviço.
Assim, é possível ter uma noção do orçamento e das ações que precisam ser organizadas.
Organizar
Após a identificação, a organização é determinante para o sucesso da gestão.
Para facilitar esse processo, é útil utilizar softwares que auxiliam na gestão de projetos e demandas, como por exemplo o Abas Online, que permite o controle e o acompanhamento das atividades relacionadas às prestações de serviços.
Assim, todas as etapas do trabalho ficam registradas, além da possibilidade de automação de fluxo, disparo de comunicados automáticos e geração de relatórios.
Analisar riscos
A terceirização pode também trazer riscos, como o vazamento de dados da empresa, problemas de operação, queda da reputação, perdas financeiras e transtornos que envolvem compliance.
Por isso, deve-se fazer uma gestão de riscos, prevendo falhas como as citadas acima e implementando ações para evitá-las, como um treinamento em LGPD e a assinatura de NDA, por exemplo.
Acompanhar
Para garantir que os serviços sejam prestados de maneira adequada, é indispensável acompanhar o andamento, verificando o tempo e a qualidade dos serviços.
Um software também pode auxiliar neste momento, sendo utilizado como ferramenta de integração, como um banco de dados, registrando os responsáveis pela tarefa, as atividades, prazo, custo, entre outras questões.
Analisar pontos de melhoria
A partir da análise dos dados registrados, é possível cortar processos desnecessários, economizar recursos e, principalmente o tempo.
Os gargalos e falhas devem ser analisados para melhorar tanto os serviços, quanto a gestão dos terceiros.
Aprimorar
Analisar as fragilidades permite o aprimoramento contínuo dos resultados.
Etapa que também exige acompanhamento, a melhoria dos pontos frágeis também deve ser analisada e reformulada sempre que possível, adaptando à realidade da empresa que contratou os prestadores de serviço.
7 fatos que você precisa saber sobre a gestão de terceiros
Não basta entender o que é uma gestão de terceiros, é necessário ter noção das particularidades que envolvem a contratação desses serviços, seus possíveis contratempos e dicas para obter eficácia.
1. A falta de uma gestão de terceiros eficiente pode levar a danos para a empresa.
Fazer uma gestão de terceiros eficiente é primordial, haja vista que, sem eficiência não é possível alcançar os resultados desejados, além disso, a empresa fica mais sujeita a danos variados.
2. A tecnologia pode ser uma aliada à sua gestão.
A tecnologia “anda de mãos dadas” com uma boa gestão.
Por que não a utilizar para agilizar, organizar e facilitar processos?
É importante estar antenado às novidades e se adaptar a mudanças, se possível.
3. Acompanhar o andamento inclui o gerenciamento do tempo, da qualidade e dos custos
Acompanhar não é só observar, é fazer uma análise do gerenciamento do tempo, da qualidade dos trabalhos e se os custos estão compatíveis com os resultados esperados.
4. A partir da análise dos processos, é possível cortar processos desnecessários, economizar recursos e tempo.
A análise envolve uma reformulação do que necessita de maior atenção quanto aos terceiros, como por exemplo:
- O corte de procedimentos desnecessários;
- O uso de recursos investidos nos serviços;
- O prazo disponível.
5. A comunicação clara é o ponto-chave para o sucesso de uma gestão de serviços terceirizados.
Se não houver clareza, podem acontecer ruídos de comunicação e demais problemas para a empresa.
Deve-se, desde o início da contratação, estabelecer uma conexão assertiva entre os contratadores e os contratados.
Assim, evita-se demais problemas entre os envolvidos.
6. Atentar-se à legislação evita desgastes e problemas jurídicos.
Existe uma legislação em torno da terceirização de serviços (Lei 13.429, de 31 de março de 2017), normas que devem ser seguidas para que a empresa evite desgastes e problemas jurídicos.
7. O processo de contratação é um momento crucial para garantir que sejam contratados os melhores profissionais.
Uma análise minuciosa deve ser feita dos candidatos disponíveis, bem como devem ser providenciadas todas as documentações referentes à prestação de serviços.
A escolha dos melhores candidatos evita prejuízos para a empresa, da mesma forma que aumenta as possibilidades de alcançarem os resultados esperados.
Conclusão
No artigo de hoje, você entendeu o que significa a gestão de terceiros, como fazê-la, e ainda leu 7 fatos relevantes no que tange à prestação de serviços.
Terceirizar serviços tem suas vantagens e desvantagens, mas uma gestão eficiente reduz os riscos e aumenta a chance de alcançar os resultados esperados nos trabalhos.
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